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Lösung für Kommunen · Dokumentenverarbeitung

Anträge und Akten auslesen. Die Angaben stehen geordnet bereit.

Die Dokumentenverarbeitung liest Scans, PDFs und Fotos und gibt die Angaben zurück, die ihr braucht, jeweils mit Fundstelle im Original. Verarbeitet in Deutschland. Entscheiden tut weiter eure Sachbearbeitung.

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1 Beispiel genügt für einen ersten Profilentwurf
1 Klick von jedem Wert zur Fundstelle im Original
Über Nacht laufen große Mengen, morgens steht die Tabelle bereit
In Deutschland verarbeitet, keine Weitergabe an Dritte
Ab 4 € je 1.000 Seiten, plus 49 € Plattformgebühr im Monat
Das Problem

Vom Papierstapel zur geordneten Akte.

Ein großer Teil der Sachbearbeitung besteht darin, Dokumente zu lesen und Angaben abzutippen. Liegen dem Antrag alle Nachweise bei? Welches Aktenzeichen steht auf dem Bescheid? Wo endet die eine Akte im Scan, wo beginnt die nächste?

Herkömmliche Texterkennung (OCR)

Macht aus einem Bild Text

Was davon wichtig ist und welche Angabe wofür gebraucht wird, bleibt Handarbeit.

Mit der Dokumentenverarbeitung

Liest und versteht das Dokument

Erkennt, um welches Dokument es geht, findet die gesuchten Angaben und gibt sie geordnet zurück. Auch bei Scans, Fotos, Tabellen, Stempeln und Handschrift.

BeispielBeispieldarstellung, alle Werte erfunden. Die Nummern zeigen, woher jeder Wert stammt.

Mietbescheinigung

Vermieter: Muster Wohnbau GmbH1

Wohnung: Gartenstraße 12, 2. OG links
Wohnfläche: 63 m²2

Miete ohne Heizkosten: 704,00 €3 (handschriftlich ergänzt)

Datum: 12.08.20264

Datensatz · Mietbescheinigung 1 prüfen
1VermieterMuster Wohnbau GmbHS. 1
2Wohnfläche63 m²S. 1
3Miete704,00 €unsicher
4Datum12.08.2026S. 1
Aus dem Verwaltungsalltag

Wo es in der Verwaltung hilft.

Wohngeldanträge mit allen Nachweisen

Formular, Mietbescheinigung, Lohnabrechnungen, Rentenbescheide, oft als ein einziger Scan. Jeder Nachweis wird einzeln erkannt, Einkommen, Miete und Haushaltsangaben werden ausgelesen. Ihr seht, was fehlt oder nicht zusammenpasst. Die Entscheidung bleibt bei der Sachbearbeitung. Zur Lösung Wohngeld

Grundsteuermessbescheide in großer Zahl

Immer gleicher Aufbau, Dutzende Angaben je Bescheid. Weil die Bescheide digital erzeugt sind, liest die Verarbeitungsart „Formular“ die Felder direkt aus der Datei, ohne KI. Große Mengen laufen über Nacht und stehen am Morgen als Tabelle bereit.

Altakten digitalisieren

Beim Scannen entsteht je Ordner ein großes PDF mit vielen Akten. Die Dokumentenverarbeitung erkennt an Deckblättern, Trennblättern und Aktenzeichen, wo eine Akte endet, und macht aus jeder Akte ein eigenes PDF. Im Zweifel trennt sie nicht, jede Grenze lässt sich mit wenigen Klicks verschieben.

Posteingang

Ein Tagesscan der Poststelle enthält viele Vorgänge. Auf Wunsch wird der Stapel aufgetrennt und jedes Dokument dem passenden Profil zugeordnet. Für Verträge baut das Vertragsmanagement auf der Dokumentenverarbeitung auf.

Ablauf

So funktioniert es.

  1. 1

    Profil einrichten

    Aus einem typischen Beispieldokument und eurer Beschreibung entsteht ein Profilentwurf. Ihr testet ihn an einigen echten Dokumenten und passt ihn an. Ohne große Trainingsmengen, ohne technisches Vorwissen.

  2. 2

    Dokumente einliefern

    Per Drag-and-drop in der Oberfläche oder automatisch über die Schnittstelle, etwa aus dem Dokumentenmanagement oder dem E-Mail-Eingang.

  3. 3

    Prüfen und nutzen

    Die Prüfansicht zeigt Dokument und Werte nebeneinander, Auffälliges ist hervorgehoben. Ergebnis als Excel, CSV, Workplace-Tabelle oder über die Schnittstelle.

  4. 4

    Das System lernt mit

    Korrekturen werden zu Lernbeispielen. Bevor ein neuer Stand wirkt, wird er an unabhängigen Testdokumenten geprüft.

Profil: die Bauanleitung für eine Dokumentart, z. B. Wohngeldantrag. Vorgang: alles, was zu einem Fall gehört. Stapel: eine Datei mit mehreren Vorgängen, z. B. ein Tagesscan der Poststelle.

Prüfen

Ergebnissen trauen können.

Entscheidend ist nicht, ob ein System Text erkennt, sondern wie viel Prüfarbeit übrig bleibt und ob ihr den Werten trauen könnt.

  • Fundstelle mit einem Klick

    Zu jedem ausgelesenen Wert springt ihr an die Stelle im Original.

  • Eure Listen als Maßstab

    Für jedes Feld hinterlegt ihr die zulässigen Werte, als Liste oder aus einer Workplace-Tabelle. Was nicht passt, landet zur Prüfung.

  • Fachliche Prüfregeln

    Zum Beispiel: gleiches Aktenzeichen in Antrag und Nachweisen, ein Einkommensnachweis je Person. Schlägt eine Regel fehl, geht der Vorgang in die Prüfung.

  • Unsicheres wird markiert

    Jeder Wert hat einen Sicherheitswert. Ab welcher Schwelle geprüft wird, legt ihr fest. Unsichere Stellen werden markiert statt geraten.

  • Ehrliche Sicherheitsangaben

    Die Qualitätsansicht zeigt, wie oft Werte einer Sicherheitsstufe an euren Testdokumenten tatsächlich stimmten.

  • Lernen mit Sicherheitsnetz

    Ein neuer Stand wird erst aktiv, wenn er an Testdokumenten nirgends schlechter abschneidet. Frühere Stände bleiben nachvollziehbar.

Datenschutz

Eure Dokumente bleiben bei euch.

  • Eigene Instanz

    Jede Verwaltung arbeitet in ihrer eigenen Workplace-Instanz. Dort werden Profile gepflegt, Ergebnisse geprüft und freigegeben.

  • Eigener Worker

    Die Verarbeitung übernimmt ein eigener Worker, der nur euch gehört. Auch ein Altbestand mit Tausenden Seiten bremst die tägliche Arbeit nicht.

  • Getrennte Datenhaltung

    Es gibt keine gemeinsame Ablage, in der Dokumente verschiedener Kunden zusammenkommen. Verarbeitet in Deutschland, keine Weitergabe an Dritte.

  • Nachvollziehbar

    Jedes Ergebnis hält fest, mit welchem Verfahren, Modell und Stand es entstand. Mehr zu Datenschutz und Personalrat auf der Governance-Seite.

So kommt ihr dazu

Nicht einfach einschalten, sondern gemeinsam einrichten.

Die Lösung Dokumentenverarbeitung gehört nicht zum Standard-Workplace. Wir bringen sie gemeinsam mit euch zum Laufen.

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  1. 1

    Gespräch

    Ihr erzählt uns, welche Aufgabe ihr lösen wollt und was bei euch anfällt. Wie ihr uns Beispiele sicher übergebt, klären wir dabei.

  2. 2

    Umfang und Angebot

    Wir klären gemeinsam den Umfang. Danach bekommt ihr ein Angebot.

  3. 3

    Gemeinsam einrichten

    Wir richten die Lösung in eurem Workplace ein und begleiten euch dabei, damit sie so genutzt wird, wie sie gedacht ist.

FAQ

Häufige Fragen zur Dokumentenverarbeitung

Nein. Ein Profil entsteht aus einem Beispieldokument und eurer Beschreibung, welche Angaben ihr braucht. Verbesserungen kommen aus den Korrekturen im laufenden Betrieb und werden vor dem Einsatz an Testdokumenten geprüft.
Nein. Die Dokumentenverarbeitung liest aus, ordnet und zeigt, was fehlt oder nicht zusammenpasst. Die Entscheidung trifft eure Sachbearbeitung.
Mit Wertelisten aus euren Stammdaten, fachlichen Prüfregeln und einer Prüfschwelle je Profil. Was eine dieser Hürden nicht nimmt, geht in die Prüfung, statt automatisch weiterzulaufen.
Ja. Schiefe Scans, Fotos, Stempel, Unterschriften und handschriftliche Einträge werden gelesen. Unsichere Stellen werden markiert.
Sie werden allgemein ausgewertet: Ihr bekommt den vollständigen Text und die wichtigsten Eckdaten wie Art, Absender, Datum und Aktenzeichen. Zusätzlich seht ihr, welches Profil am ehesten gepasst hätte.
Das hängt von Dokumentart und Qualität ab. Deshalb bieten wir eine Qualitätsmessung an euren eigenen Dokumenten an, bevor ihr in den Regelbetrieb geht.
Nein. Für den Einstieg und kleinere Mengen reicht die Oberfläche. Die Schnittstelle lohnt sich, wenn Dokumente regelmäßig und in größerer Zahl anfallen.
Abgerechnet wird nach Seiten, je 1.000 Seiten: 4 € für feste digitale Formulare, 8 € für digital erzeugte PDFs, 15 € für Scans, Fotos und Handschrift, 50 € für Verträge. Dazu kommt eine Plattformgebühr von 49 € im Monat. Wie gründlich ein Dokument ausgewertet wird, legt ihr im Profil fest. Den ersten Profilentwurf aus eurem Beispieldokument berechnen wir nicht. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Wollt ihr es an euren eigenen Unterlagen sehen?

Erzählt uns, welche Dokumente bei euch anfallen. Wir besprechen mit euch, wie ihr uns Beispiele sicher übergebt, richten daraus ein erstes Profil ein und zeigen euch das Ergebnis.

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