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Lösung für Kommunen · Vertragsmanagement

Verträge, die sich melden, bevor es zu spät ist.

Vertrag ablegen, Angaben prüfen, fertig. Fristen, Pflichten und Kosten entstehen direkt aus dem Vertragstext, jede Angabe mit Fundstelle im Original. Ohne juristisches Fachwissen.

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§§ 187/188 BGB: Kündigungstermine mit Feiertagen je Bundesland
90 · 30 · 7 Tage vorher: Erinnerung an jede Frist
1 Klick von jeder Angabe zur Stelle im Original
80 % Ausschöpfung: Hinweis bei Rahmenverträgen
100 € je Instanz und Monat, plus 5 Cent je Vertragsseite
Das Problem

Verträge liegen ab, Fristen laufen weiter.

Wartung, IT, Versicherungen, Rahmenverträge: Verträge stecken in Ordnern, Postfächern und Laufwerken. Wann sie enden, bis wann gekündigt werden muss und wer welche Leistung schuldet, weiß oft nur, wer sie einmal gelesen hat. Bei einem Stellenwechsel geht das Wissen mit.

Heute

Ablage und Excel-Liste

Fristen werden von Hand abgeschrieben und in Kalender übertragen, Nachträge geraten in Vergessenheit.

Mit dem Vertragsmanagement

Aus dem Vertrag wird Arbeit

Die App liest den Vertrag, ihr prüft die Angaben mit Blick aufs Original. Danach rechnet sie Fristen, verfolgt Pflichten und erinnert die Zuständigen rechtzeitig.

BeispielBeispieldarstellung: links der Vertrag, rechts die Arbeit daran

Wartungsvertrag Aufzugsanlagen

§ 3 Laufzeit
§ 5 Vergütung
§ 9 Kündigung

12 Seiten · 2 Anlagen · 1 Nachtrag

Akte · Wartung Aufzüge aktiv
Der Vertrag
01.01.2025 bis 31.12.2026Laufzeit · § 3
je 12 MonateVerlängerung · § 3.2
3 Monate zum EndeKündigung · § 9
1.240 € / MonatVergütung · § 5
Zu erledigen
Kündigen bis 30.09.2026letzter Arbeitstag, Zugang beim Partner
Prüfbericht Q3 fälligPflicht des Partners, vierteljährlich
Haftung unter Standard500.000 € statt mind. 1 Mio. €
Nutzen

Was eure Verwaltung davon hat.

Fristen im Blick

Kündigungstermine werden nach BGB berechnet, mit den Feiertagen eures Bundeslands und dem empfohlenen letzten Arbeitstag. Erinnerung 90, 30 und 7 Tage vorher.

Pflichten verfolgen

Was der Vertragspartner schuldet und was ihr schuldet, steht als Liste mit Termin und Zuständigen. Nicht Erbrachtes wird als Abweichung festgehalten.

Kosten je Haushaltsjahr

Entgelte werden in Posten zerlegt und zu Jahreskosten zusammengerechnet, je Vertrag, Partner oder Haushaltsstelle.

Alles belegt

Jede Angabe führt mit einem Klick an die Stelle im Original. Nachträge zeigen am geänderten Absatz, was vorher galt.

Eure Standards als Maßstab

Je Vertragsart legt ihr fest, was ihr erwartet, etwa eine Mindesthaftung. Abweichungen erscheinen bei der Prüfung.

Wissen bleibt im Haus

Verlauf, Notizen und Entscheidungen hängen an der Akte. Vertretung und Übergabe bei Stellenwechsel sind eingebaut.

Drei Begriffe

Kurz erklärt.

Akte

Alles zu einem Vertrag: Hauptvertrag, Nachträge, Anlagen und Schriftverkehr. Die App zeigt die maßgebliche Fassung: Nachträge ersetzen, Anlagen ergänzen, mit Herkunft je Angabe.

Standard

Eure Erwartung an eine Vertragsart, z. B. „Vertragsstrafe höchstens 20.000 €“ oder „Haftung mindestens 1 Mio. €“. Vorlagen für Kommunen sind enthalten.

Abweichung

Was vom Standard abweicht, im Vertrag fehlt oder nicht erfüllt wird. Ihr bewertet jede Abweichung, etwa „akzeptiert“ mit Begründung, und die Entscheidung bleibt dokumentiert.

Für öffentliche Auftraggeber

Vergaberecht und Haushalt im Blick.

Mit der Einstellung „Öffentlicher Auftraggeber“ ergänzt die App, was für Verwaltungen dazukommt. Sie weist hin, die Entscheidung trifft eure Vergabestelle.

  • Vergabe-Angaben je Akte

    Der Rechtsrahmen wird aus Auftragswert und Schwellenwert vorgeschlagen.

  • Nachträge prüfen

    Der geschätzte Änderungswert wird mit den eingestellten Grenzen verglichen.

  • Rahmenverträge

    Hinweis ab 80 % Ausschöpfung, kritisch bei voller Ausschöpfung.

  • Neuausschreibung rechtzeitig starten

    Eigene Frist mit Vorlauf je Vertragsart.

  • Haushaltsstelle

    Kosten je Haushaltsjahr und Haushaltsstelle.

  • Nachschlagen

    Vergaberecht und eure eigenen Dienstanweisungen direkt aus der App.

Ablauf

So funktioniert es.

  1. 1

    Ablegen

    Vertrag oder Nachtrag hochladen, die App schlägt die Rolle jeder Datei vor. Ganze Ordner aus dem Altbestand lassen sich auf einmal übernehmen.

  2. 2

    Auswerten

    Die Dokumentenverarbeitung liest den Vertrag im Hintergrund: Parteien, Laufzeit, Kündigung, Entgelte, Pflichten, Unterschriften und Auffälligkeiten.

  3. 3

    Prüfen und freigeben

    Punkt für Punkt, daneben jeweils die Fundstelle im Original. Bei Nachträgen prüft ihr nur die Änderungen.

  4. 4

    Nutzen

    Ab der Freigabe laufen Fristen, Pflichten und Kosten. Die Übersicht zeigt, was zu tun ist, Erinnerungen kommen von selbst.

Altbestand: Ordner hineinziehen, Unterordner werden zu Akten. Eine Schnellprüfung umfasst Parteien, Laufzeit, Kündigung, Entgelte und kritische Befunde, sortiert nach der nächsten Kündigung.

Prüfen und Datenschutz

Nichts geht ungeprüft in den Bestand.

  • Erst eure Freigabe, dann die Rechnung

    Die Prüfung zeigt immer einen Punkt und daneben seine Stelle im Original. Was sich nicht eindeutig berechnen lässt, legt die App zur Bestätigung vor, statt zu raten. An jeder Frist entscheidet ihr: kündigen, verlängern lassen oder neu verhandeln.

  • Eure Verträge bleiben bei euch

    Die App läuft in eurer eigenen Workplace-Instanz, die Verarbeitung erfolgt in Deutschland, ohne Weitergabe an Dritte. Wer welche Akte sieht, legt ihr je Akte fest, für Personen oder Gruppen.

So kommt ihr dazu

Nicht einfach einschalten, sondern gemeinsam einrichten.

Die Lösung Vertragsmanagement gehört nicht zum Standard-Workplace. Wir bringen sie gemeinsam mit euch zum Laufen.

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  1. 1

    Gespräch

    Ihr erzählt uns, welche Aufgabe ihr lösen wollt und was bei euch anfällt. Wie ihr uns Beispiele sicher übergebt, klären wir dabei.

  2. 2

    Umfang und Angebot

    Wir klären gemeinsam den Umfang. Danach bekommt ihr ein Angebot.

  3. 3

    Gemeinsam einrichten

    Wir richten die Lösung in eurem Workplace ein und begleiten euch dabei, damit sie so genutzt wird, wie sie gedacht ist.

FAQ

Häufige Fragen zum Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement im KI-Workplace von Adacor liest eure Verträge aus: Fristen, Pflichten und Kosten entstehen direkt aus dem Vertragstext, jede Angabe mit Fundstelle im Original. Vor der Übernahme prüft ihr jede Angabe. Die App wird zusätzlich zum KI-Workplace gebucht.
Nein. Sie liest, rechnet und erinnert. Wo es um Bewertung geht, etwa beim Vergaberecht, weist sie hin und überlässt die Entscheidung euch. Verträge entwerfen oder verhandeln gehört bewusst nicht dazu.
Nichts geht ungeprüft in den Bestand. Bei der Prüfung seht ihr jede Angabe neben ihrer Fundstelle und korrigiert sie bei Bedarf.
Ganze Ordner hineinziehen. Die App bildet Akten, wertet im Hintergrund aus und legt eine Arbeitsliste an, sortiert nach der nächsten Kündigung.
Rechte werden je Akte vergeben, an Personen oder Gruppen. Fachverantwortliche sehen alle Akten und pflegen Vertragsarten und Standards.
Ja. Das Vertragsmanagement ist eine App im KI-Workplace und wird zusätzlich gebucht.
100 € je Workplace-Instanz und Monat für die App, für alle Nutzer eurer Instanz. Dazu kommen 5 Cent je ausgewerteter Vertragsseite: Ein Vertrag mit 12 Seiten kostet beim Ablegen also 60 Cent, danach nichts mehr. Prüfen, Fristen und Erinnerungen kosten nichts extra. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Welche Fristen stecken in euren Verträgen?

Wir zeigen euch im Gespräch, was das Vertragsmanagement aus einem Vertrag macht, und besprechen, wie ihr uns Beispiele sicher übergebt.

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