Knowledge Base für die Verwaltung: Antworten aus Satzungen und Dienstanweisungen

Q: Welche Dateiformate werden unterstützt?

Für die Knowledge Base PDF, Word (DOCX, DOC), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX), Markdown, HTML und Textdateien (TXT), dazu Bilder als eigenständige Datei oder eingebettet in Dokumente. Audiodateien werden beim Hinzufügen transkribiert, durchsuchbar ist dann der Text; das zählt auf das monatliche Transkriptions-Kontingent. Alles wird beim Upload automatisch konvertiert und für die Suche aufbereitet. Strukturierte Daten wie JSON oder XML und Quelltext kannst du im Chat nutzen, in die Knowledge Base gehören sie nicht.

Was die Knowledge Base bei euch vereinfacht

Wissen finden, ohne zu suchen.

Vier Situationen aus dem Amt. Was in der Antwort steht, prüft ihr an der Fundstelle.

Einheitlich antworten

Bisher: Jede Sachbearbeitung antwortet etwas anders.
Mit der Knowledge Base: Alle fragen dieselbe Collection, die Antworten stützen sich auf dieselben Dokumente.

Neue Kolleg:innen einarbeiten

Bisher: Jede Frage landet bei den Erfahrenen, oft mehrmals.
Mit der Knowledge Base: Neue fragen zuerst die Knowledge Base, zum Beispiel zur Geschäftsverteilung oder zum Posteingang.

Wissen anderer Ämter nutzen

Bisher: Für eine Auskunft im anderen Amt anrufen.
Mit der Knowledge Base: Gibt das Amt seine Collection frei, fragst du selbst und bekommst die Fundstelle dazu.

Lange Dokumente lesen

Bisher: Für eine Frage die ganze Dienstvereinbarung durchblättern.
Mit der Knowledge Base: Du stellst die Frage, die Antwort nennt Abschnitt und Zitat.

Was es dafür schon gibt

Nicht bei null anfangen: was auf der Knowledge Base aufbaut.

Anwendungsfälle, Agenten und Lösungen, die mit eurem Wissen arbeiten. Was davon zu euch passt, zeigen wir euch in der Demo.

Anwendungsfall

Antworten aus Satzungen und Dienstanweisungen

Rein: Eure Frage, zum Beispiel zur Sondernutzung
Raus: Eine Antwort mit Zitat und Fundstelle
Prüft: Die Sachbearbeitung, sie liest an der Stelle nach

Anwendungsfall

Wissen sichern vor dem Ruhestand

Rein: Leitfäden, Vermerke und Checklisten einer Kollegin oder eines Kollegen
Raus: Eine Collection, in der das ganze Amt nachfragen kann
Prüft: Die Besitzer der Collection entscheiden, was hineinkommt

Agent

Bürgeranfragen beantworten

Rein: Eine Bürgeranfrage per Mail
Raus: Ein Antwortentwurf auf Grundlage eurer Merkblätter
Prüft: Das Bürgerbüro, es schickt ab

Beispiel zum Nachbauen

So baut ihr den Agenten

Lösung

Dokumentenverarbeitung

Rein: Anträge, Scans und Altakten
Raus: Die Angaben geordnet, unsichere Werte markiert
Prüft: Ein Mensch prüft die markierten Werte

Richten wir gemeinsam mit euch ein.

Zur Lösung

Alle Lösungen finden Eure Aufgabe fehlt? Sprecht uns an

Mit uns

Den Start machen wir gemeinsam mit euch.

Wir begleiten euch vom ersten Anwendungsfall bis zur eigenen Lösung. Ihr sagt, welche Aufgabe euch beschäftigt, wir suchen mit euch den Weg.

Die ersten Anwendungsfälle finden

Gemeinsam schauen wir, wo die Knowledge Base bei euch am meisten hilft, und fangen dort an.

Gemeinsam einrichten

Wir helfen euch, die ersten Collections sinnvoll zu schneiden, und richten Agenten und Lösungen mit euch ein.

Mitarbeitende schulen

Eine Stunde Onboarding ist im Angebot enthalten. Dazu kostenlose Webinare und Video-Guides, Schulungen und Workshops auf Anfrage.

Zum KI-Rollout

Bauen, was noch fehlt

Gibt es für eure Aufgabe noch nichts, bauen wir mit euch eine eigene App im Workplace.

Eigene Workplace-App

Demo buchen

Vertrauen

Was eure Verwaltung steuert.

Euer Wissen sieht nur, wer es sehen soll. Das Bauamt sieht nicht automatisch, was im Personalamt liegt.

Rechte pro Collection

Drei Stufen: Nutzer, Bearbeiter, Besitzer. Mehrere Besitzer sind möglich.

Wann welches Wissen zieht

Pro Collection hinterlegt ihr, bei welchen Themen sie herangezogen wird. Und bei welchen ausdrücklich nicht.

Platz für 100 Collections

Mit je 100 Dokumenten. Je klarer eine Collection geschnitten ist, desto treffsicherer die Antwort.

Funktionen im Detail · Quellenbeleg

So entsteht die Antwort

Jede Aussage lässt sich bis zum Dokument zurückverfolgen. Du siehst, worauf sich die KI stützt, und kannst es nachprüfen.

1. Du fragst

In eigenen Worten, ohne zu wissen, in welchem Dokument oder welcher Collection die Antwort steht.

2. Das passende Wissen wird ausgewählt

Der Agent erkennt am Thema, welche Collections infrage kommen, und zieht nur diese heran.

3. Die Dokumente werden gelesen

Nicht nach Stichwörtern durchsucht, sondern inhaltlich ausgewertet. Wer nach „Container auf der Straße“ fragt, findet auch die Tarifstelle zur „Sondernutzung“.

4. Die Antwort kommt mit Beleg

Mit Dokumenttitel, Abschnitt und wörtlichem Zitat. So lässt sich jede Aussage im Original nachschlagen.

KI-Assistent Knowledge Base aktiv

Wie ist bei uns mobiles Arbeiten geregelt?

Laut Dienstvereinbarung können Beschäftigte bis zu zwei Tage pro Woche mobil arbeiten. Die Amtsleitung muss zustimmen, der Publikumsverkehr muss gesichert sein.

3 Quellen verwendet

Dienstvereinbarung_Mobiles_Arbeiten.pdf § 3 Umfang · „bis zu zwei Arbeitstage pro Woche“

Dienstanweisung_Arbeitszeit.pdf Abschnitt 5 · „mit Zustimmung der Amtsleitung“

Geschaeftsverteilung.xlsx Bürgerbüro · „Publikumsverkehr Mo bis Fr“

Collections

Wissen, das sich selbst sortiert.

Ihr legt Collections nach Thema an, Titel, Schlagwörter und Dokumenttyp vergibt die Knowledge Base automatisch.

Nach Thema geordnet

Eine Collection für das Bürgerbüro, eine für das Bauamt, eine für eure Dienstanweisungen.

Überall verfügbar

Eine Collection steht im Chat, in der Suche und für eure Agenten bereit.

Weiß, wofür sie da ist

Jede Collection hat eine Beschreibung, an der die KI erkennt, wann sie passt.

Die KI arbeitet mit dem, was ihr ohnehin habt. Und das Wissen bleibt im Haus, auch wenn Kolleg:innen in den Ruhestand gehen.

So kommt euer Wissen hinein

Vier Wege in die Knowledge Base.

Direkt, aus dem Chat, aus der Suche oder aus euren angebundenen Systemen. Du musst nichts umziehen.

Hochladen

PDF, Word, Excel, PowerPoint, Markdown, HTML und Textdateien, dazu Bilder und Audiodateien, die automatisch transkribiert werden. Auch eine umfangreiche Sammlung von Dienstanweisungen am Stück, ohne sie vorher zu zerlegen.

Upload Dateien hierher ziehen oder klicken PDFDienstanweisungen.pdfsehr umfangreich Hinzufügen

Aus dem Chat übernehmen

Was du an einen Chat anhängst, sammelt der Workplace im Materialien-Panel: Dokumente, Bilder, Audio-Dateien und Transkripte. Von dort legst du Dokumente in eine Collection.

Materialien 2 DOCXMerkblatt_Anwohnerparken.docxQuelle MDMerkblatt_Anwohnerparken.mdText Zu Collection hinzufügen (1)

Aus der Suche übernehmen

Such über alle Quellen, hak die passenden Treffer an und mach daraus eine neue Collection oder ergänze eine bestehende. Die Aufbereitung läuft automatisch.

Sondernutzung SondernutzungssatzungKnowledge Base Anfrage AußengastronomieChat Collection erstellenZu Collection hinzufügen

Aus angebundenen Systemen übernehmen

Ist ein System angebunden, etwa SharePoint, durchsuchst du eure Dokumente direkt im Chat und übernimmst einzelne davon in eine Collection. Immer mit deinen persönlichen Zugriffsrechten und ausschließlich lesend.

Übernimm die Gebührenordnung aus SharePoint in „Ordnungsamt“. SGebuehrenordnung_2026.pdf ist jetzt in der Collection Ordnungsamt.

Weitere Anbindungen kommen bald dazu

Sobald ein System angebunden ist, übernimmst du seine Dokumente auf demselben Weg in eine Collection, und die Suche bezieht es als zusätzliche Quelle mit ein.

FAQ

Häufige Fragen zur Knowledge Base

Der KI-Workplace von Adacor beantwortet Fragen aus euren eigenen Unterlagen, etwa Satzungen, Dienstanweisungen und Merkblättern. Ihr ladet sie einmal in die Knowledge Base, die Antwort nennt die Fundstelle. Jede Collection hat eigene Rechte, gespeichert wird auf Server-Infrastruktur, die Adacor in Deutschland betreibt.

Eine Collection ist eine thematische Sammlung von Dokumenten innerhalb der Knowledge Base. Ihr könnt etwa eine Collection für Satzungen anlegen, eine für Dienstanweisungen und eine für die Merkblätter des Bürgerbüros. Jede Collection hat eigene Berechtigungen, eine Beschreibung und Aktivierungsregeln.

Für die Knowledge Base PDF, Word (DOCX, DOC), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX), Markdown, HTML und Textdateien (TXT), dazu Bilder als eigenständige Datei oder eingebettet in Dokumente. Audiodateien werden beim Hinzufügen transkribiert, durchsuchbar ist dann der Text; das zählt auf das monatliche Transkriptions-Kontingent. Alles wird beim Upload automatisch konvertiert und für die Suche aufbereitet. Strukturierte Daten wie JSON oder XML und Quelltext kannst du im Chat nutzen, in die Knowledge Base gehören sie nicht.

Ein Dokument ist entweder vollständig nutzbar, oder der Upload wird abgelehnt und du erfährst den Grund. Halb verarbeitete Dokumente gibt es nicht.

Beim Upload analysiert die KI jedes Dokument und erzeugt die Metadaten selbst: Titel, Dokumenttyp, Sprache, Schlagwörter und eine Inhaltsbeschreibung. Niemand muss Dateien umbenennen oder verschlagworten, damit sie später gefunden werden.

Einmal einrichten, dann läuft es von allein. Du hinterlegst je Collection Stichwörter, bei denen sie herangezogen werden soll, für eine Collection mit Satzungen zum Beispiel Satzung, Gebühr und Sondernutzung. Passt eine Frage zu diesen Stichwörtern und zur Beschreibung, bindet der Knowledge Assistent die Collection als Quelle ein und antwortet mit Angabe der Fundstelle. Umgekehrt lässt sich festlegen, bei welchen Stichwörtern eine Collection nicht herangezogen wird. Der Ausschluss ist optional, du bestimmst also selbst, welches Wissen wann im Spiel ist.

Ja. Die Knowledge Base ist eine feste Quelle der übergreifenden Suche, zusammen mit deinen Chats und den angebundenen Systemen. Du kannst Treffer dort anhaken und mit Chat starten direkt weiterarbeiten oder die Auswahl als neue Collection sichern, ohne sie neu hochzuladen.

Jede Collection unterliegt der rollenbasierten Zugriffssteuerung mit drei Stufen: Besitzer mit voller Kontrolle einschließlich Rechtevergabe, Bearbeiter zum Hinzufügen und Bearbeiten von Dokumenten und Nutzer zum Lesen und Verwenden in der Suche.

Ja. Eure Dokumente werden auf der Server-Infrastruktur gespeichert und verarbeitet, die Adacor selbst in Deutschland betreibt (ISO 27001, IDW PS 951). Es findet kein Training mit euren Daten statt. Im Standard-Setup verlassen eure Dokumente diese Infrastruktur nicht.

Ja. Was in Dienstanweisungen, Vermerken und Merkblättern festgehalten ist, bleibt in der Knowledge Base auffindbar. Neue Kolleg:innen fragen in eigenen Worten und bekommen die Antwort mit Fundstelle.

Fragen statt suchen: Antworten aus euren Satzungen.

Alles vernetzt. Sofort abrufbar.