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Lösung für Kommunen · Wohngeld

Wohngeldanträge prüffertig, bevor die Sachbearbeitung beginnt.

Eine Fachanwendung für die Wohngeldstelle: Posteingang mit Dokumententrennung, Prüfschritte nach WoGG, Nachforderungen, Fristen und Verfügung. Entschieden und berechnet wird wie bisher in der Sachbearbeitung.

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23 Nachweisarten erkannt, vom Antrag bis zum Kontoauszug
35 Prüfregeln zu Vollständigkeit und Plausibilität, jede mit Paragraf
247 Absätze aus WoGG, WoGV und SGB I im Wortlaut nachschlagbar
30 Musteranträge, gegen die vor jedem Update gemessen wird
10 € je bearbeitetem Antrag, alle Nutzer inklusive
Das Problem

Der Antrag ist schnell gestellt, die Prüfung dauert.

Ein Wohngeldantrag besteht selten nur aus dem Formular. Dazu kommen Mietbescheinigung, Mietvertrag, Lohnabrechnungen, Rentenbescheide, Kontoauszüge, Ausweise, oft für mehrere Haushaltsmitglieder und oft als ein einziger Scan. Bevor die eigentliche Bearbeitung beginnt, wird sortiert, zugeordnet, verglichen und nachgefordert.

Heute

Blättern, sortieren, abgleichen

Jede Seite wird gesichtet und einer Person zugeordnet. Angaben im Antrag werden von Hand mit den Belegen verglichen. Was fehlt, fällt oft erst spät auf, und die Nachforderung wird einzeln geschrieben.

Mit dem Antragsassistenten

Eine geordnete Akte mit offenen Punkten

Der Posteingang trennt den Scan in Dokumente, erkennt jede Nachweisart, legt den Haushalt an und gleicht Antrag und Belege ab. Die Sachbearbeitung startet mit einer Liste dessen, was fehlt oder nicht zusammenpasst.

BeispielBeispieldarstellung, alle Werte erfunden

Posteingang · ein Scan, 24 Seiten
  • Wohngeldantrag S. 1–11
  • Personalausweis S. 12
  • Gehaltsabrechnung ×3 S. 13–15
  • Mietvertrag S. 16–19
  • Untermietvertrag S. 20–21
  • Vermieterbescheinigung S. 22–23
  • Kontoauszug S. 24
Vorgang · Mietzuschuss, 2 Personen 3 offen
Haushalt und Nachweise
Person 1 · AntragstellerinGehaltsabrechnung ×3 · Kontoauszug · Ausweis
Person 2 · Ehepartnerkeine Nachweise
WohnungVermieterbescheinigung · Mietvertrag
Prüfschritte
Ausweis Person 2 fehltVollständigkeit · nachfordern
Miete: Antrag 840 €, Mietvertrag 790 €Plausibilität · beide Belege verlinkt
Untermietvertrag: wer wohnt im Haushalt?Hinweis · bitte sichten
Was die Wohngeldstelle davon hat

Weniger Vorarbeit, nichts übersehen.

Vorarbeit erledigt

Trennen, Erkennen, Zuordnen und erstes Abgleichen übernimmt der Assistent. Die Sachbearbeitung beginnt mit der fachlichen Prüfung, nicht mit dem Papierstapel.

Nichts übersehen

Fehlende Nachweise und Widersprüche zwischen Antrag und Belegen stehen als Prüfschritte da, jeder mit Begründung, Paragraf und Sprung zum Beleg.

Schreiben aus den offenen Punkten

Das Anforderungsschreiben entsteht aus den offenen Prüfschritten, ergänzt um Textbausteine, als PDF, Word oder Text.

Die Entscheidung bleibt beim Menschen

Jeder KI-Vorschlag ist markiert und wird bestätigt oder verworfen. Die App berechnet kein Wohngeld und entscheidet nichts.

Fristen im Griff

Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben je Sachbearbeitung. Wird ein Schreiben versendet, laufen Status, Frist und Wiedervorlage automatisch mit.

Lückenlos dokumentiert

Jede Aktion steht im Protokoll, auch Lesezugriffe. Auskunft, Einschränkung, Aufbewahrung und Löschung nach DSGVO sind eingebaut.

Ablauf

So funktioniert es.

  1. 1

    Posteingang

    Scans und PDFs landen in einer Warteschlange, per Upload oder über die Schnittstelle. Sammel-PDFs werden automatisch in Dokumente getrennt.

  2. 2

    Erkennen und zuordnen

    Jedes Dokument wird erkannt und ausgelesen. Ein Zuordnungsvorschlag zeigt, ob es ein neuer Antrag oder eine Nachreichung ist. Zugeordnet wird per Klick.

  3. 3

    Prüfen

    Die Regelprüfung meldet fehlende Nachweise und Widersprüche. Die Sachbearbeitung bestätigt Werte und erledigt oder verwirft Prüfschritte.

  4. 4

    Schreiben

    Anforderungsschreiben aus den offenen Punkten erzeugen, anpassen und ausgeben. Am Ende die Verfügung mit Entscheidung dokumentieren.

  5. 5

    Nachverfolgen

    Frist und Wiedervorlage laufen mit. Kommt eine Nachreichung, wird sie zugeordnet und der Vorgang automatisch neu geprüft.

Bewusst nicht enthalten: die Berechnung des Wohngelds nach § 19 WoGG und der Bescheid. Beides bleibt in eurem bestehenden Fachverfahren.

Drei Begriffe

Kurz erklärt.

Vorgang

Ein Antrag mit allen Personen des Haushalts, ihren Nachweisen, Prüfschritten, Schreiben und Fristen. Nachreichungen landen im bestehenden Vorgang.

Prüfschritt

Ein offener Punkt aus der Regelprüfung: fehlender Nachweis (Vollständigkeit) oder Widerspruch (Plausibilität). Mit „Warum?“ zeigt er Auslöser, Paragraf und was ihn erledigt.

KI-Vorschlag

Ein aus einem Dokument gelesener Wert. Er ist markiert und wird auf Feldebene bestätigt oder verworfen. Erst bestätigte Werte zählen als geprüft.

Datenschutz

Eingebaut, nicht nachgerüstet.

Wohngeldakten enthalten Einkommens-, Gesundheits- und Familiendaten. Deshalb sind Protokollierung, Betroffenenrechte und KI-Transparenz Teil der App.

  • Lückenloses Protokoll

    Rund 60 Aktionsarten werden unveränderlich protokolliert, auch Lesezugriffe und Exporte. Für Leitung und Datenschutz als Gesamtsicht mit Filtern.

  • Rollen und Vier-Augen-Prinzip

    Lesen, Bearbeiten und Leitung sind getrennte Rollen. Auf Wunsch gilt das Vier-Augen-Prinzip für die Entscheidung.

  • KI-Transparenz

    Zu jedem KI-Aufruf sind Zweck, Modell, Prompt-Stand und Rechtsstand festgehalten.

  • Auskunft und Einschränkung

    Alle Daten zu einer Person auf Knopfdruck für die Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Ein eingeschränkter Vorgang nach Art. 18 ist schreibgeschützt und geht nicht mehr an die KI.

  • Aufbewahrung und Löschung

    Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss und ist einstellbar. Gelöscht wird nie automatisch, sondern aus einer Liste mit Bestätigung.

  • Vorlagen für die Einführung
    DSFAVVTTOMLöschkonzeptAV-VertragBITV

    Für die organisatorische Seite liegen Vorlagen bei. Sie werden mit euch und euren Datenschutzbeauftragten ausgefüllt.

Klare Grenzen

Was die App bewusst nicht tut.

Klare Grenzen sind Teil des Konzepts. Sie halten die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

Bewusst nicht enthalten

  • Keine Berechnung, kein Bescheid

    Die Wohngeldberechnung nach § 19 WoGG und der Bescheid bleiben in eurem Fachverfahren.

  • Keine Entscheidung durch die KI

    Jeder Vorschlag wird von der Sachbearbeitung bestätigt oder verworfen.

  • Keine automatische Zuordnung

    Nachreichungen bekommen einen Vorschlag mit Feldvergleich. Zugeordnet wird per Klick.

  • Keine automatische Löschung

    Es gibt nur eine Liste löschfälliger Vorgänge.

  • Keine Auslegung im Gesetzesmodus

    Der Assistent zeigt nur den Wortlaut.

  • Kein Bürgerportal

    Die App ist ein Werkzeug für die Sachbearbeitung.

So kommt ihr dazu

Nicht einfach einschalten, sondern gemeinsam einrichten.

Die Lösung Wohngeld gehört nicht zum Standard-Workplace. Wir bringen sie gemeinsam mit euch zum Laufen.

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  1. 1

    Gespräch

    Ihr erzählt uns, welche Aufgabe ihr lösen wollt und was bei euch anfällt. Wie ihr uns Beispiele sicher übergebt, klären wir dabei.

  2. 2

    Umfang und Angebot

    Wir klären gemeinsam den Umfang. Danach bekommt ihr ein Angebot.

  3. 3

    Gemeinsam einrichten

    Wir richten die Lösung in eurem Workplace ein und begleiten euch dabei, damit sie so genutzt wird, wie sie gedacht ist.

FAQ

Häufige Fragen zur Lösung Wohngeld

Nein. Sie prüft Vollständigkeit und Plausibilität, fasst das Einkommen nach § 13 WoGG zusammen und bereitet Schreiben vor. Berechnung und Entscheidung bleiben bei der Sachbearbeitung und im Fachverfahren.
Nein. Die KI liest Dokumente aus und beantwortet Fragen mit Quellen. Prüfregeln und Anforderungsschreiben sind fest programmiert und getestet. Jeder KI-Vorschlag wird von einem Menschen bestätigt oder verworfen.
Der Antragsassistent ersetzt das Fachverfahren nicht, er arbeitet ihm zu. Deshalb gehört die Anbindung zu jeder Einführung. Für SharePoint gibt es eine fertige Schnittstelle, andere Systeme besprechen wir mit euch.
Über den Posteingang: Dateien hochladen, einzeln oder als Sammel-Scan. Über die Schnittstelle können Scanstelle, E-Mail-Postfach oder Importe einliefern. Die Anbindung an eine Scanstelle wird mit euch eingerichtet.
Sie gehen in den Posteingang. Die App schlägt den passenden Vorgang vor, die Sachbearbeitung ordnet zu. Leere Felder werden ergänzt, Erfasstes bleibt, und der Vorgang wird neu geprüft.
Aus WoGG und WoGV, jede Regel mit Rechtsgrundlage dokumentiert und in der App einsehbar. Toleranzen sind einstellbar und werden mit euch abgestimmt.
Die App läuft in eurer eigenen Workplace-Instanz, die Verarbeitung erfolgt in Deutschland. Daten verschiedener Kommunen sind strikt getrennt. Protokoll, Auskunft, Einschränkung, Aufbewahrung und Löschung sind eingebaut.
10 € je bearbeitetem Antrag, nicht je Seite, Nachweis oder Nutzer. So folgt der Preis eurem tatsächlichen Antragsaufkommen. Die Mindestbeauftragung liegt bei 5.000 € im Jahr, das entspricht 500 Anträgen. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Seht euch den Antragsassistenten an Musteranträgen an.

Im Gespräch zeigen wir euch, wie aus einem Sammel-Scan eine geordnete Akte mit offenen Punkten wird.

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