⚠️ Administratorbereich: Die hier beschriebenen Einstellungen sind nur für Benutzer mit der Rolle Admin sichtbar und zugänglich.

Die Admin-Einstellungen bündeln alle Verwaltungsbereiche, in denen Administratoren den KI-Workplace für ihre Organisation einrichten und steuern können: von Benutzerverwaltung über Modell-Konfiguration bis hin zu Audit-Logs.

Eine strategische Anleitung zur KI-Einführung und zur kulturellen Begleitung deines Teams findest du im Guide Tipps für Admins und Führungskräfte.

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht Admins die vollständige Verwaltung aller Benutzerkonten sowie die Organisation in Gruppen.

Benutzerliste

Die Benutzerliste zeigt alle registrierten Benutzer mit folgenden Informationen:

Spalte	Beschreibung
Name	Vor- und Nachname des Benutzers
E-Mail	E-Mail-Adresse (dient auch als Login)
Rolle	Globale Rolle: Admin oder User. Die Rolle wirkt organisationsweit. Pro Ressource (Agenten, Collections, Spaces, weitere) wird zusätzlich eine ressourcenbasierte Rolle vergeben (Owner, Editor, Viewer). Mehr im Rollen-Guide.
Status	Aktiv oder Deaktiviert
Verifiziert	Zeigt an, ob der Benutzer die Einladung angenommen hat

📌 Verifiziert-Status: Ein Benutzer gilt als verifiziert, sobald er die Einladungs-E-Mail genutzt und sich ein Passwort gesetzt hat. Nicht verifizierte Benutzer haben die Kontoeinrichtung noch nicht abgeschlossen.

Benutzer einladen

So lädst du einen neuen Benutzer ein:

1. Klick auf Benutzer einladen.
2. Füll die Pflichtfelder aus:

Feld	Beschreibung	Pflicht
Vorname	Vorname des Benutzers	Ja
Nachname	Nachname des Benutzers	Ja
E-Mail	E-Mail-Adresse für Login und Einladung	Ja
Rolle	User oder Admin	Ja

📌 Einladungs-E-Mail: Der eingeladene Benutzer erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Kontoaktivierung. Dort kann er sein Passwort festlegen und sich anschließend anmelden.

Benutzer per Excel importieren

Für das Anlegen mehrerer Benutzer gleichzeitig kannst du eine Excel-Datei importieren.

Excel-Vorlage

Die Excel-Datei muss folgende Spalten enthalten:

Spalte	Beschreibung	Pflicht
Vorname	Vorname des Benutzers	Ja
Nachname	Nachname des Benutzers	Ja
E-Mail	E-Mail-Adresse	Ja
Rolle	user oder admin (Standard: user)	Nein

Import durchführen

1. Klick auf Benutzer importieren.
2. Wähl deine Excel-Datei aus.
3. Prüf die Vorschau der zu importierenden Benutzer.
4. Bestätige den Import.

💡 Tipp: Lade die Excel-Vorlage herunter, um das korrekte Format zu verwenden. Alle importierten Benutzer erhalten automatisch eine Einladungs-E-Mail.

Benutzer bearbeiten

Rolle ändern

Hier geht es um die globale Rolle eines Benutzers, die organisationsweit wirkt. Du kannst sie zwischen User und Admin umschalten:

• User: Standardbenutzer mit Zugriff auf Chat, Agenten, Skills und weitere Grundfunktionen.
• Admin: Vollzugriff auf alle Verwaltungsfunktionen, einschließlich Benutzerverwaltung, Provider-Konfiguration, Verbindungen und Audit-Log.

📌 Globale Rolle vs. ressourcenbasierte Rolle: Die globale Rolle (Admin oder User) regelt, wer organisationsweit was darf. Pro Ressource (Agent, Collection, Space, weitere) wird zusätzlich eine ressourcenbasierte Rolle vergeben: Owner, Editor oder Viewer. Mehr im Rollen-Guide.

⚠️ Administratorrechte sparsam vergeben: Vergib die Admin-Rolle nur an vertrauenswürdige Personen. Administratoren haben Zugriff auf alle Systemeinstellungen und können andere Benutzerkonten verwalten.

Benutzer aktivieren oder deaktivieren

Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr anmelden, ihre Daten bleiben jedoch erhalten:

• Deaktivieren: der Benutzer wird gesperrt und kann sich nicht mehr einloggen. Bestehende Sitzungen werden beendet.
• Aktivieren: der Benutzer kann sich wieder anmelden.

📌 Deaktivierung vs. Löschung: Die Deaktivierung ist der empfohlene Weg, um Benutzern den Zugang zu entziehen, ohne Daten zu verlieren. Verwend die Löschung nur, wenn das Konto dauerhaft entfernt werden soll.

Benutzer löschen

Das Löschen eines Benutzers entfernt das Konto dauerhaft. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Passwort zurücksetzen

Administratoren können Passwörter anderer Benutzer nicht direkt zurücksetzen. Benutzer müssen die Passwort vergessen-Funktion auf der Anmeldeseite nutzen, um selbst ein neues Passwort anzufordern.

Benutzergruppen

Gruppen ermöglichen die Organisation von Benutzern für die Zugriffsverwaltung. Anstatt einzelnen Benutzern Berechtigungen zu erteilen, kannst du Gruppen anlegen und diesen Gruppen Zugriff auf Ressourcen gewähren.

Gruppe erstellen

1. Wechsel in den Bereich Gruppen.
2. Klick auf Neue Gruppe.
3. Füll die Felder aus:

Feld	Beschreibung	Pflicht
Name	Bezeichnung der Gruppe (z.B. „Marketing-Team“)	Ja
Beschreibung	Kurzbeschreibung des Zwecks der Gruppe	Nein
Farbe	Farbkennung zur visuellen Unterscheidung	Nein

Mitglieder verwalten

• Mitglied hinzufügen: wähl aus der Liste der vorhandenen Benutzer aus, um diese der Gruppe hinzuzufügen.
• Mitglied entfernen: entfern einen Benutzer aus der Gruppe. Der Benutzer verliert damit alle Berechtigungen, die über die Gruppenzugehörigkeit erteilt wurden.

Gruppen und Berechtigungen

Gruppen werden im rollenbasierten Zugriffskontrollsystem (RBAC) verwendet. Wenn einer Gruppe eine Berechtigung auf eine Ressource (z.B. einen Space oder eine Sammlung) erteilt wird, erhalten alle Mitglieder dieser Gruppe automatisch die entsprechende Berechtigung.

💡 Gruppen statt Einzelfreigaben: Wenn ein ganzes Team Zugriff auf bestimmte Ressourcen bekommen soll, ist eine Gruppe deutlich pflegeleichter als zehn einzelne Einträge. Mehr im Rollen-Guide.

KI-Modelle & Provider

Provider sind die Schnittstellen zu KI-Diensten, die dem KI-Workplace seine Intelligenz verleihen. Jeder Provider stellt ein oder mehrere Modelle mit unterschiedlichen Fähigkeiten bereit. Mehr zu den Modellen aus User-Sicht findest du im Modell-Guide.

Was sind Provider?

Ein Provider ist ein externer KI-Dienst, der über eine API angebunden wird. Jeder Provider bietet verschiedene Modelle an, die für unterschiedliche Aufgaben optimiert sind. Der KI-Workplace unterstützt die gleichzeitige Anbindung mehrerer Provider.

Provider nach Datensicherheit

Provider werden nach Datenschutz-Niveau gruppiert. Die höchste Stufe ist:

• Maximale Sicherheit: deutscher Anbieter mit Serverinfrastruktur in deutschen Rechenzentren. Vollständige DSGVO-Konformität unter deutschem Recht.

Weitere Stufen für EU-Provider und internationale Anbieter folgen je nach Konfiguration. Provider mit niedrigerem Datenschutz-Niveau sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin gezielt aktiviert werden.

Standard-Provider: Adacor AI

Der vorkonfigurierte Standard-Provider:

Eigenschaft	Wert
Region	Deutschland
Rechenzentrum	DE
API-Modus	OpenAI-kompatibel
Geschützt	Ja (kann nicht gelöscht werden)

💡 Adacor AI als primärer Provider: Adacor AI wird als primärer Provider empfohlen, da die Daten in Deutschland verarbeitet werden und die DSGVO-Konformität sichergestellt ist.

Verfügbare Modelle bei Adacor AI

Modell	Fähigkeiten	Kontextlänge
Qwen3 A3bthinking 30B	Chat, Vision, Function Calling	256.000 Token
Qwen3 A3b 30B	Chat, Vision, Function Calling	256.000 Token
Mistral 3 24B	Chat, Vision, Function Calling	128.000 Token
Llama 3.1 8B	Chat	32.000 Token
Pixtral 12B	Vision	32.000 Token
Multilingual E5 Large	Embeddings	—
Whisper V3 Large (30s)	Transkription (Speech-to-Text)	—

Modelle können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden, ohne den Provider als Ganzes zu beeinträchtigen. Deaktivierte Modelle erscheinen weder in der Auswahl der User noch in den System-Defaults.

Modellfähigkeiten

Jedes Modell deklariert bestimmte Fähigkeiten, die festlegen, wofür es eingesetzt werden kann:

Fähigkeit	Beschreibung
chat	Textbasierte Konversationen und Antwortgenerierung
vision	Analyse und Verarbeitung von Bildern
function_calling	Aufruf von Tools und externen Funktionen (Tool-Calling)
transcription	Umwandlung von Sprache in Text (Speech-to-Text)
embeddings	Umwandlung von Texten in eine Zahlenform, mit der die KI inhaltlich ähnliche Texte findet (Grundlage der semantischen Suche, also der Suche nach Bedeutung statt nach exakten Stichwörtern)
text_to_image	Generierung von Bildern aus Textbeschreibungen
image_to_image	Bearbeitung bestehender Bilder anhand von Anweisungen

System-Defaults: Aktive Modellauswahl

Für jeden Einsatzzweck wird genau ein Modell als systemweit aktiv konfiguriert. Diese Auswahl bestimmt, welches Modell standardmäßig verwendet wird:

Zweck	Beispiel
Chat	Qwen3 A3bthinking 30B
Vision	Qwen3 A3bthinking 30B
Speech-to-Text	Whisper V3 Large (30s)
Text-zu-Bild	(konfigurierbar)
Bild-zu-Bild	(konfigurierbar)

📌 Benutzer-Präferenzen überschreiben Defaults: Einzelne Benutzer können in ihrem persönlichen Einstellungen-Bereich eigene Modellpräferenzen festlegen, die die systemweiten Defaults überschreiben, aber nur für sie selbst.

Dynamische Modell-Auswahlen

Jeder Modell-Selektor (hier in den KI-Modellen, in den Benutzer-Präferenzen unter „Meine Modelle” sowie im Agent-Editor) bietet neben den konkreten, namentlich genannten Modellen drei dynamische Optionen, die erst zur Laufzeit aufgelöst werden:

Auswahl	Bedeutung
Auto (System-Default)	Folgt dem systemweit konfigurierten Standardmodell für den jeweiligen Zweck. In Benutzer-Präferenzen und Agenten heißt das: „immer das nehmen, was der Admin in KI-Modelle gesetzt hat”.
<Provider> — Empfohlen	Pro Provider „Neustes: Thinking” (höchstplatziertes Modell mit Reasoning) oder „Neustes: Instruct” (höchstplatziertes Modell ohne Reasoning). Die Auflösung folgt der Empfehlungs-Reihenfolge des Providers; Adacor AI markiert empfohlene Modelle automatisch beim Sync.
<Provider> — Direkte Auswahl	Ein konkret festgelegtes Modell. Friert die Auswahl auf diese Version ein.

💡 Empfehlung „Neustes” bevorzugen: Setz als Standard möglichst Auto oder die Empfohlen-Auswahl eines Providers. Diese ziehen automatisch nach, sobald der Provider neuere Modelle bereitstellt, du bekommst ohne Pflegeaufwand immer das aktuellste stabile Modell. Eine direkte Auswahl ist sinnvoll, wenn aus Reproduzierbarkeits- oder Kompatibilitätsgründen ein bestimmtes Modell nötig ist, veraltet sonst aber still.

📌 Ollama-Hinweis: „Neustes: Thinking” bzw. „Neustes: Instruct” stehen nur zur Verfügung, wenn der Provider Empfehlungs-Daten meldet. Provider ohne solche Daten (zum Beispiel selbst gehostete Ollama-Instanzen) bieten ausschließlich die direkte Auswahl an.

Provider verwalten

Neuen Provider hinzufügen

1. Klick auf Provider hinzufügen.
2. Gib die Konfiguration ein:
   • Name: Anzeigename des Providers.
   • API-Modus: kompatibles API-Format (z.B. OpenAI-kompatibel, Ollama).
   • Basis-URL: API-Endpunkt des Providers.
   • API-Schlüssel: Authentifizierungsschlüssel (wird als Umgebungsvariable referenziert; eine Umgebungsvariable ist eine zentrale technische Einstellung des Servers, die der Systemadministrator setzt).
   • Region / Standort: Angaben zum Rechenzentrumsstandort.
3. Füg die verfügbaren Modelle hinzu und definier deren Fähigkeiten.
4. Aktivier den Provider, wenn er einsatzbereit ist.

📌 Custom Provider: Eigene Provider können nur hinzugefügt werden, wenn die Umgebungsvariable ALLOW_CUSTOM_PROVIDERS=true gesetzt ist.

Provider aktivieren oder deaktivieren

Deaktivierte Provider und deren Modelle stehen nicht zur Auswahl. Du kannst Provider jederzeit aktivieren oder deaktivieren, ohne die Konfiguration zu verlieren: praktisch zum kurzfristigen Sperren bei API-Problemen oder Wartungsfenstern.

Verbindung testen

Über die Testfunktion kannst du prüfen, ob die Verbindung zu einem Provider funktioniert. Der Test sendet eine einfache Anfrage an die API und meldet zurück, ob die Kommunikation erfolgreich ist. Sinnvoll direkt nach dem Anlegen oder bei Verdacht auf Verbindungsprobleme.

⚠️ API-Schlüssel als Umgebungsvariablen: API-Schlüssel werden als Umgebungsvariablen im System-Hintergrund auf dem Server gespeichert und nicht in der Datenbank abgelegt. Stell sicher, dass die entsprechende Umgebungsvariable gesetzt ist, bevor du einen Provider aktivierst, sonst bekommst du Authentifizierungsfehler.

API-Keys

API-Keys erlauben es externen Anwendungen, auf die LLM-Funktionen des KI-Workplace zuzugreifen, ohne sich mit Benutzername und Passwort anmelden zu müssen. Typische Einsatzfälle: Automatisierungen (z.B. n8n), eigene Skripte, Monitoring-Tools oder Drittanwendungen, die mit den verfügbaren Modellen arbeiten sollen.

📌 Nicht zu verwechseln: Diese API-Keys gehen in die andere Richtung als die Provider-API-Schlüssel weiter oben. Hier geht’s um Schlüssel, mit denen externe Anwendungen den Workplace ansprechen, nicht um Schlüssel, mit denen der Workplace externe Provider anspricht.

Jeder Key kann auf bestimmte KI-Modelle beschränkt werden (Modell-Freigaben, im System „Quotas“ genannt) und lässt sich jederzeit aktivieren, deaktivieren oder löschen.

Übersicht

Die API-Keys-Seite zeigt eine sortier- und durchsuchbare Tabelle aller angelegten Keys mit folgenden Spalten:

Spalte	Inhalt
Name	Anzeigename des Keys
API-Key	Das eigentliche Secret: standardmäßig verborgen (Punkte), kann per Augen-Symbol eingeblendet werden
Status	Aktiv oder Inaktiv
Modelle	Anzahl freigegebener Modelle bzw. „Alle Modelle“
Aktionen	Bearbeiten, Modelle anpassen, Aktivieren/Deaktivieren, Löschen

API-Key anzeigen und kopieren

Der Key ist aus Sicherheitsgründen standardmäßig verborgen.

• Mit dem Augen-Symbol blendest du den Key ein. Erneuter Klick verbirgt ihn wieder.
• Mit dem Kopier-Symbol übernimmst du den Key in die Zwischenablage. Eine Toast-Benachrichtigung bestätigt den Kopiervorgang.

⚠️ Geheimhaltung: Behandle API-Keys wie Passwörter. Speicher sie nur in sicheren Password-Managern oder Umgebungsvariablen und gib sie niemals in öffentlichen Repositories oder Chat-Nachrichten weiter.

Neuen API-Key erstellen

1. Klick auf + Key erstellen.
2. Gib einen aussagekräftigen Namen ein (z.B. „n8n-Produktion“, „Monitoring-Skript“).
3. Lass die Option Aktiv eingeschaltet (der Key ist sofort nutzbar).
4. Bestätige mit Erstellen.

Nach dem Erstellen wird der Key einmalig in der Tabelle angezeigt und kann kopiert werden. Er bleibt jederzeit über das Augen-Symbol wieder einblendbar.

Modelle freigeben (Quotas)

Standardmäßig ist ein frisch erstellter API-Key keinem Modell zugeordnet und daher nicht nutzbar. Du musst explizit festlegen, welche KI-Modelle der Key aufrufen darf.

Quota-Dialog

Klick in der Tabelle auf das Einstellungen-Symbol oder auf den Modelle-Badge, um den Quota-Dialog zu öffnen.

Option	Bedeutung
Alle Modelle	Der Key darf jedes im System verfügbare Modell aufrufen. Praktisch für Produktionsintegrationen ohne Einschränkung.
Einzelne Modelle auswählen	Der Key erhält nur Zugriff auf die von dir angehakten Modelle. Empfohlen für Test-Keys oder kostensensitive Integrationen.

Bestätige deine Auswahl mit Quotas speichern.

💡 Empfehlung: Für produktive Integrationen geben wir nur die tatsächlich benötigten Modelle frei. So lassen sich Kosten besser kontrollieren und versehentliche Nutzung teurer Modelle vermeiden.

API-Key aktivieren oder deaktivieren

Jeder Key kann jederzeit inaktiv geschaltet werden, ohne ihn zu löschen. Das ist nützlich, wenn du einen Key kurzfristig sperren möchtest (z.B. bei Verdacht auf Kompromittierung) oder eine Integration pausieren willst.

• Der Toggle-Schalter in der Aktions-Spalte wechselt zwischen Aktiv und Inaktiv.
• Inaktive Keys liefern bei jedem API-Aufruf einen Authentifizierungs-Fehler zurück.
• Die Zuordnung zu Modellen bleibt beim Deaktivieren erhalten und wird beim erneuten Aktivieren automatisch übernommen.

API-Key bearbeiten

Über das Bearbeiten-Symbol lassen sich Name und Aktiv-Status eines Keys ändern. Das eigentliche Secret bleibt unverändert: Ein Key behält seinen Wert über seine gesamte Lebensdauer.

API-Key löschen

Über das Papierkorb-Symbol entfernst du einen Key dauerhaft.

⚠️ Unwiderruflich: Gelöschte API-Keys können nicht wiederhergestellt werden. Alle Anwendungen, die diesen Key verwenden, verlieren sofort den Zugriff. Lösch Keys nur, wenn du sicher bist, dass sie nirgends mehr verwendet werden, oder deaktivier sie zunächst und lösch sie erst nach einer Beobachtungszeit.

Erweiterte Dienste

Der KI-Workplace kann um optionale Infrastruktur-Dienste ergänzt werden, die über den Admin-Bereich zentral verfügbar sind. Diese Dienste erweitern die Plattform um Workflow-Automatisierung, interaktive Arbeitsblätter für Code (Notebooks), spezielle Datenbanken und weitere Werkzeuge für datenintensive Anwendungsfälle.

💡 Hinweis: Dieser Abschnitt richtet sich an technische Administrator:innen. Die genannten Dienste sind Zusatzsysteme, die nur eingerichtet werden, wenn eure Organisation sie wirklich braucht.

Verfügbare Dienste

Je nach Konfiguration eurer Installation stehen folgende Dienste zur Verfügung:

Dienst	Beschreibung
n8n	Workflow-Automatisierung zum Verbinden von Apps, Datenquellen und KI-Modellen ohne Code
JupyterHub	Plattform für Notebooks (interaktive Arbeitsblätter für Code) zur Ausführung von Python- und R-Code in einer mandantenfähigen Umgebung (für mehrere Teams getrennt nutzbar)
Neo4j	Graph-Datenbank (ein Datenbanktyp für stark vernetzte Daten) für hochvernetzte Daten, Wissensgraphen und semantische Abfragen
Neo4j Administration	Administrationsoberfläche für die Neo4j-Graph-Datenbank
pgvector	Postgres-Datenbank (ein verbreitetes Datenbanksystem) mit Erweiterung für Embeddings und Ähnlichkeitssuche
pgAdmin	Administrationsoberfläche für die Postgres-/pgvector-Datenbank

📌 Verfügbarkeit: Welche Dienste tatsächlich erreichbar sind, hängt von der Konfiguration eures Workplace-Administrators ab. Falls auf der Seite keine Dienste angezeigt werden, sind in eurer Installation keine erweiterten Dienste aktiviert. Sprecht euren Administrator an, wenn ihr Bedarf habt.

Dienst-Kachel

Jeder Dienst wird als Karte dargestellt. Eine Karte enthält typischerweise:

Feld	Inhalt
Name	Anzeigename des Dienstes
Beschreibung	Kurzer Hinweis zum Einsatzzweck
URL	Externe URL, über die der Dienst im Browser erreichbar ist
Interne URL	Adresse, die innerhalb des Workplace-Netzwerks verwendet wird (z.B. für Service-zu-Service-Aufrufe)
Benutzer	Benutzername für den Login
Passwort	Standardmäßig verborgen, per Augen-Symbol einblendbar und per Kopier-Symbol in die Zwischenablage übernehmbar
Doku	Link zur offiziellen Dokumentation des jeweiligen Dienstes

Passwort anzeigen und kopieren

Passwörter werden aus Sicherheitsgründen standardmäßig durch Punkte maskiert.

• Das Augen-Symbol blendet das Passwort ein. Ein erneuter Klick verbirgt es wieder.
• Das Kopier-Symbol übernimmt das Passwort in die Zwischenablage. Eine Toast-Benachrichtigung bestätigt den Kopiervorgang.

💡 Workplace-Zugangsdaten: Einige Dienste (z.B. JupyterHub) sind über Single-Sign-On (SSO, eine einzige Anmeldung für mehrere Dienste) an die Workplace-Zugangsdaten gekoppelt. In dem Fall zeigt die Karte den Hinweis „Verwendet Ihre Workplace-Zugangsdaten“ und listet keine separaten Zugangsdaten (Credentials) auf.

Dienst öffnen

Klick auf den Dienst-Link oder die URL, um den jeweiligen Dienst in einem neuen Tab zu öffnen. Anmeldedaten entnimmst du der Karte; bei SSO-Diensten wirst du automatisch authentifiziert.

Wenn keine Dienste aktiv sind

Ist in eurer Installation kein erweiterter Dienst konfiguriert, zeigt die Seite stattdessen eine Übersicht über die verfügbaren Optionen mit Kurzbeschreibung und Kontaktmöglichkeit. So sehen User, welche Dienste bei Bedarf ergänzt werden können.

Nutzungsstatistiken

Die Nutzungsseite gibt Admins einen Überblick über die Verwendung von KI-Modellen in der Plattform, aufgeschlüsselt nach Benutzern, Modellen und Quellen. Untertitelt mit „LLM-Nutzung pro Benutzer und Modell (Fair-Use Monitoring)“ macht die Seite klar: Es geht nicht um Überwachung einzelner Personen, sondern darum, dass das Modell-Kontingent fair auf alle aufgeteilt wird, und dass Admins erkennen können, wo Kapazitätsengpässe entstehen oder ungewöhnliche Spitzen auftreten.

Praktisch ist die Seite zur Kapazitätsplanung, fürs Kosten-Monitoring und um zu sehen, wo KI im Team besonders gut ankommt.

Statistik-Übersicht

Am oberen Rand werden vier Kennzahlen angezeigt:

Kennzahl	Beschreibung
Gesamte Prompts	Anzahl aller KI-Anfragen im gewählten Zeitraum
Aktive Benutzer	Anzahl unterschiedlicher Benutzer
Meistgenutztes Modell	Das am häufigsten verwendete Modell, mit Gesamtzahl der Anfragen
Aktive Quellen	Anzahl verschiedener Nutzungsquellen

Filter

Die Daten können nach Zeitraum gefiltert werden:

• Schnellauswahl: Heute, 7 Tage, 30 Tage, Aktueller Monat.
• Benutzerdefinierter Zeitraum: Start- und Enddatum frei wählbar.

Standardmäßig ist Aktueller Monat vorausgewählt (1. bis letzter Tag des laufenden Monats).

Ansichten

Die detaillierten Statistiken sind in drei Tabs aufgeteilt:

Nach Benutzer

Zeigt für jeden Benutzer die Anzahl der Prompts und den prozentualen Anteil an der Gesamtnutzung. Spalten sind sortierbar, praktisch, um die aktivsten Power-User oder umgekehrt die User mit auffallend wenig Nutzung zu finden.

Nach Modell

Zeigt die Nutzung pro KI-Modell inklusive Provider-Zuordnung. So erkennst du, welche Modelle am meisten eingesetzt werden, relevant fürs Auswahl-Setup („Brauchen wir das teure Modell überhaupt?“) oder Kapazitäts-Limits.

Nach Quelle

Zeigt die Nutzung nach Herkunft der Anfragen:

Quelle	Beschreibung
Chat	Direkte Chat-Konversationen
Delegation	Agenten-Delegation an Unter-Agenten
Bildanalyse	Vision-basierte Bildverarbeitung
KB-Indexierung	Indexierung von Knowledge-Base-Dokumenten
Suche	Intelligente Suchfunktionen

So siehst du auf einen Blick, ob die Nutzung primär aus dem Chat kommt, aus Agenten-Delegationen, oder ob bestimmte Apps und Hintergrund-Indexierung den Großteil ausmachen.

Export

Klick auf CSV Export, um die Nutzungsdaten als CSV-Datei herunterzuladen. Der Export berücksichtigt den aktuell eingestellten Zeitraumfilter, du bekommst also genau das, was du gerade auf der Seite siehst.

💡 Use-Case-Tipps:

• Kapazität planen: Mit „Nach Modell“ siehst du, ob du genug Token-Kontingent für den Top-Verbraucher hast.
• Onboarding-Check: Mit „Nach Benutzer“ prüfst du, wer die Plattform aktiv nutzt und wer noch Unterstützung beim Einstieg gebrauchen könnte.
• Use-Cases verstehen: „Nach Quelle“ zeigt, welche Workplace-Funktionen tatsächlich am stärksten genutzt werden, hilfreich für Schulungs- und Kommunikations-Schwerpunkte.

Daten-Aufbewahrung

Du kannst für den gesamten Workplace eine maximale Aufbewahrungsdauer für Chats festlegen. Ältere Chats, gezählt ab der letzten Nutzung, werden dann automatisch gelöscht. Ebenso lassen sich Dateien und andere Ressourcen nach einer einstellbaren Aufbewahrungsdauer automatisch löschen. Beides findest du unter „Daten-Aufbewahrung“. Das hält die Datenmenge überschaubar und unterstützt eure Datenschutz-Vorgaben.

Diese Dauer gilt als Obergrenze für alle Nutzer:innen. Einzelne Nutzer:innen können für sich im Profil eine kürzere Frist wählen, aber keine längere.

Audit Log

Das Audit Log protokolliert alle sicherheitsrelevanten Aktionen innerhalb des KI-Workplace. Es dient der Nachvollziehbarkeit, der Compliance und der Untersuchung von Sicherheitsvorfällen, ein wichtiges Werkzeug, vor allem bei Audits oder wenn unklar ist, wann genau eine bestimmte Konfiguration geändert wurde.

Was wird protokolliert?

Das Audit Log erfasst automatisch alle relevanten Ereignisse in den folgenden Bereichen:

Authentifizierung

• Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldeversuche
• Abmeldungen
• Abgelaufene Sitzungen

Benutzerverwaltung

• Erstellung neuer Benutzer
• Änderungen an Benutzerkonten
• Löschung von Benutzern
• Passwortzurücksetzungen und -änderungen

Datenzugriff

• Zugriff auf Chat-Verläufe
• Freigabe und Aufhebung von Chat-Freigaben
• Zugriff auf die Knowledge Base
• Zugriff auf Verbindungen

Datenänderungen

• Erstellung und Löschung von Chats
• Erstellung und Löschung von Spaces
• Erstellung und Löschung von Tools

Administratoraktionen

• Änderungen an der Provider-Konfiguration
• Änderungen an Systemeinstellungen
• Erstellung und Löschung von Gruppen
• Änderungen an Berechtigungen

Protokolldetails

Jeder Audit-Eintrag enthält folgende Informationen:

Feld	Beschreibung
Zeitstempel	Genauer Zeitpunkt des Ereignisses (ISO 8601)
Kategorie	Einordnung des Ereignistyps
Aktion	Spezifische Aktion (z.B. login_success, user_deleted)
Benutzer	Benutzer, der die Aktion ausgelöst hat
IP-Adresse	IP-Adresse der Anfrage
Ressource	Betroffene Ressource (Typ und ID)
Erfolg	Ob die Aktion erfolgreich war
Details	Zusätzliche Informationen je nach Ereignistyp

Speicherung und Aufbewahrung

Audit-Einträge werden in der Plattform-Datenbank gespeichert und über die Admin-Oberfläche ausgewertet.

Ältere Einträge werden automatisch nach einer festgelegten Aufbewahrungsdauer (Retention) entfernt. Standard sind 90 Tage. Wenn ihr längere Aufbewahrung braucht (etwa für Compliance-Anforderungen), könnt ihr die Aufbewahrungsdauer erhöhen oder die Einträge regelmäßig per Export sichern.

💡 Technisches Detail: Das automatische Aufräumen läuft als täglicher Retention-Cron. Die Aufbewahrungsdauer ist über die Umgebungsvariable AUDIT_LOG_RETENTION_DAYS konfigurierbar (Standard 90 Tage). Mehrere Workplace-Instanzen koordinieren sich per Redis-Lock, damit der Cleanup-Job nur einmal pro Tag läuft; eine Aufteilung in tägliche JSONL-Dateien gibt es nicht mehr. Für die tägliche Nutzung ist das nicht nötig.

💡 Use-Case-Tipps:

• Bei Sicherheitsvorfällen: Filter nach Benutzer und Zeitraum, um nachzuvollziehen, was passiert ist.
• Compliance-Audits: Vor Audits einen Export ziehen oder die Retention erhöhen, damit der relevante Zeitraum vollständig vorliegt.
• Berechtigungs-Änderungen tracken: „Administratoraktionen“ gibt dir auf einen Blick, wer wann an Rollen oder Provider-Konfig geschraubt hat.