Hier findest du alle wichtigen Begriffe rund um unsere Plattform kurz und verständlich erklärt, ideal, um Funktionen, Fachwörter und Prozesse schnell nachzuschlagen.

Agent

KI-Programme, die eigenständig und mehrstufige Aufgaben ausführen, Entscheidungen treffen und Tools miteinander verbinden. Agenten werden nach und nach entwickelt und im KI-Workplace freigeschaltet. Die einfachste Version eines Agenten ist ein Assistent (siehe dort). Während ein Assistent reagiert, handelt ein Agent: Er plant Zwischenschritte, ruft bei Bedarf Skills und Tools auf und liefert ein fertiges Ergebnis.

Siehe auch: Assistenten, Skill, Supervisor-Agent, Tool Calling

Agenten-System

Das Zusammenspiel mehrerer spezialisierter Agenten unter Führung eines Supervisor-Agents. Jeder Agent übernimmt eine klar umrissene Teilaufgabe (Recherche, Dokumente lesen, Texte formulieren), die Ergebnisse laufen beim Supervisor zusammen. So lassen sich komplexe Aufgaben in einem Durchgang erledigen, für die bisher mehrere Chats und manuelles Zusammenführen nötig waren.

Siehe auch: Agent, Supervisor-Agent

Assistenten

Begriff aus der Vorgängerversion (V1) des KI-Workplace. Im aktuellen Workplace heißen die digitalen Helfer Agenten und sind deutlich leistungsfähiger: Sie planen Zwischenschritte, rufen Skills und Tools auf und arbeiten als Team unter Führung eines Supervisor-Agents zusammen.

Der Begriff „Assistent“ taucht teilweise noch in älteren Doku-Stellen oder in externen Texten auf. Gemeint ist heute meistens ein Agent.

Siehe auch: Agent, Supervisor-Agent

Bildgenerierung

Funktion, mit der die KI auf Basis einer Textbeschreibung Bilder erzeugt. Im KI-Workplace ist die Bildgenerierung derzeit noch nicht verfügbar und für ein späteres Release geplant.

Collections

Organisationseinheit innerhalb der Knowledge Base. In einer Collection werden thematisch zusammengehörige Dokumente gebündelt, etwa alle HR-Richtlinien, alle Produktbeschreibungen oder alle Verträge eines Kunden. Collections lassen sich einzeln mit Agenten verbinden, sodass diese gezielt auf den passenden Wissensbestand zugreifen.

Siehe auch: Tag, Knowledge Base

Connections

Verbindungen zwischen dem KI-Workplace und externen Systemen, aktuell zu SharePoint, weitere folgen. Über Connections greifen Agenten eigenständig auf Inhalte zu, die in anderen Tools liegen, ohne dass Daten manuell kopiert werden müssen. Mehr im Verbindungen-Guide.

Siehe auch: MCP, Tool Calling

Context Anzeige

Anzeige des Token-Verbrauchs unterhalb des Chat-Eingabefelds, zum Beispiel „2.9k / 256k Tokens”. Sie zeigt, wie viel des Context Windows bereits belegt ist, und ist farblich gestuft (gelb ab 75 Prozent, rot ab 90 Prozent). Wird der Platz knapp, ist es sinnvoll, einen neuen Chat zu starten. Das Gesamtlimit hängt vom aktiven Modell ab.

Siehe auch: Context Window

Context Window

Das „Arbeitsgedächtnis“ des Modells. Alle Prompts und Dateien einer Unterhaltung behält die KI im Context Window. Ist dieses voll, endet der Chat. Wenn die Token-Anzeige unter dem Eingabefeld den oberen Bereich erreicht (gelb, dann rot), ist Zeit für einen neuen Chat. Mehr dazu im Context-Window-Guide.

Datensouveränität

Die Sicherheit, dass deine Daten, Chats und Assistenten geschützt sind und nur du die Kontrolle darüber hast. Steht beim KI-Workplace an oberster Stelle. Keine sensiblen Daten verlassen dein Unternehmen, alles wird lokal und DSGVO-konform verarbeitet, ideal selbst für persönliche und vertrauliche Daten und Dateien.

Halluzination

Wenn die KI falsche Inhalte erfindet, obwohl sie plausibel wirken. Jede KI kann Halluzinationen erzeugen, weshalb wir immer empfehlen, die Ergebnisse zu überprüfen. Reduzierbar durch präzise Prompts und passendes Wissen aus der Knowledge Base.

Siehe auch: Was KI nicht kann, Knowledge Base

Instanz

Eine eigene, isolierte KI-Umgebung. Jeder Kunde erhält einen separaten, geschützten Arbeitsbereich, auf den niemand sonst zugreifen kann.

Knowledge

Der frühere Begriff für die Dokumentensammlung innerhalb eines Assistenten. Heute heißt dieses Konzept Knowledge Base und ist als zentrale Funktion ausgebaut, mit Collections und Tags. Der Begriff Knowledge wird in älteren Guides und Einstellungen weiterhin verwendet.

Siehe: Knowledge Base

Knowledge Cutoff

Das Stichdatum, bis zu dem die Trainingsdaten eines KI-Modells reichen. Alles, was danach passiert ist, kennt das Modell nicht. Aktuelle Ereignisse, neue Gesetze oder frisch veröffentlichte Studien müssen daher über Web Search oder als Teil des Prompts eingebracht werden.

Siehe auch: Training, Web Search

LLM (Large Language Model)

Sprachmodell, das Text versteht und erzeugt. Kern jeder Chat-Interaktion. Je nach Modell variieren Geschwindigkeit, Qualität und Kontextlänge.

MCP (Model Context Protocol)

Ein Standard, der es KI-Modellen ermöglicht, Daten sicher aus verschiedenen Systemen abzurufen. Dient als technische Basis für Integrationen von externen Tools wie Dateien, Emails, Datenbanken und mehr.

Siehe auch: Connections

Modelle

Unterschiedlich trainierte KI-Systeme mit eigenen Stärken. Im KI-Workplace stehen mehrere aktuelle Open-Source-Modelle zur Auswahl, etwa Mistral 3 24B (europäisches Modell von Mistral AI, Frankreich, mit 128.000 Token Kontext) und Qwen3 A3bthinking 30B (Adacor-gehostet, höchste Sicherheitsstufe). Standardmäßig läuft Auto-Routing, das je nach Anfrage das passende Modell wählt. Mehr im Modelle-Guide.

Siehe auch: Open-Source-Modelle, Multimodale Modelle, Reasoning

Multimodale Modelle

Modelle, die Text, Bild, Audio oder Video gleichzeitig verarbeiten können.

n8n

Ein Tool zur Automatisierung von Workflows. Lässt sich über MCP mit KI-Modellen verbinden und über den KI-Workplace ansprechen, um komplexe Prozesse anzustoßen. n8n ist auch der Name des Unternehmens hinter dem Tool, mit Sitz in Berlin.

Open-Source-Modelle

KI-Modelle mit offenem Code, frei zu nutzen und verändern. Im KI-Workplace werden ausschließlich transparente Open-Source-Modelle eingesetzt, ohne Abhängigkeit von US-Anbietern.

Prompt

Die Eingabe oder Aufgabe, die du der KI gibst.

RAG (Retrieval Augmented Generation)

Technologie, mit der die KI auf eigenes Wissen zugreifen kann. Im KI-Workplace kannst du in der Knowledge Base Dokumente speichern, auf die Agenten bei Bedarf zugreifen. Eignet sich vor allem für Fälle, in denen das Wissen umfangreich ist und die KI immer nur den Teil, der gerade hilfreich ist, darin nachschlagen soll.

Siehe auch: Knowledge Base

Reasoning

Die Fähigkeit der KI, logisch zu denken und Schritt für Schritt zu schlussfolgern.

Skill

Ein vordefinierter Workflow, den ein Agent immer gleich und zuverlässig abarbeitet. Anstatt einem Agenten jedes Mal neu zu erklären, wie er eine Aufgabe angehen soll, steckt der Ablauf in einem Skill. Skills können zum Beispiel standardisierte Recherchen, Textformatierungen oder Datenextraktionen sein.

Merkhilfe: Agent = WER, Skill = WIE, Tool = WOMIT.

Siehe auch: Agent, Tool Calling

Spaces

Gemeinsame Arbeitsbereiche für Teams im KI-Workplace. In einem Space können mehrere Personen zusammen arbeiten, eine eigene Knowledge Base pflegen und gemeinsame Agenten nutzen. So lassen sich zum Beispiel ein Marketing-Space, ein HR-Space oder ein Projekt-Space aufbauen, in denen Wissen und Agenten genau zum Teamalltag passen.

Supervisor-Agent

Der zentrale Agent im Agenten-System, mit dem du direkt sprichst. Er versteht dein Anliegen, zerlegt es in Teilschritte und schickt spezialisierte Agenten los, die die jeweiligen Aufgaben übernehmen. Am Ende führt er die Ergebnisse zu einer einheitlichen Antwort zusammen.

Siehe auch: Agent, Agenten-System

System Agents

Vorgefertigte Agenten, die der KI-Workplace mitbringt und die für alle Nutzer:innen einer Workplace-Instanz zur Verfügung stehen. Sie werden von Admins eingerichtet und können nicht von einzelnen Nutzer:innen bearbeitet oder gelöscht werden. Im 1.0-Sprachgebrauch hießen sie auch „globale Assistenten“. Beispiele: Supervisor, Knowledge Assistent, Deep Researcher, Schreib-Assistent. Mehr im Agenten-Guide.

Siehe auch: Agent, Supervisor-Agent

Systemprompt

Grundanweisungen, die festlegen, wie sich die KI verhalten soll (z.B. Rolle, Ziel und Regeln). Modelle haben eigene Systemprompts, die im Hintergrund bleiben und diese grundsätzlich auffordern, hilfreich zu sein.

Bei jedem Agenten kommt noch ein eigener Systemprompt hinzu (das ist ein eigenes Feld im Builder). Er erklärt dem Agenten, was seine Aufgabe ist, und kann ihm auch spezifisches Wissen mitgeben. In einer Testphase erweiterst und präzisierst du den Systemprompt, bis der Agent seinen Zweck bestmöglich erfüllt.

Tag

Ein Schlagwort, das Dokumente in der Knowledge Base zusätzlich zur Collection-Zuordnung kategorisiert. Über Tags lassen sich Dokumente über Collections hinweg finden oder gruppieren, zum Beispiel alle „Verträge 2026“ oder alle Dokumente mit „Datenschutz“-Bezug.

Siehe auch: Collections, Knowledge Base

Token

Kleinste Verarbeitungseinheit eines Modells (Text-, Bild- oder Audiofragment). Alle Chateingaben und hochgeladenen Dateien werden in Token umgewandelt, damit die KI sie verwenden kann.

Eine Faustregel lautet, ein Token entspricht etwa vier Zeichen, 100 Token etwa 75 Wörtern und eine A4-Seite etwa 375 Token. Doch die tatsächliche Zahl kann stark abweichen. Insbesondere bei Dateien kommt es mehr auf ihre Komplexität an als auf ihre Größe.

Tool Calling

Die KI kann externe Tools aufrufen (z.B. Websuche, Kalender, Datenbanken). Erlaubt intelligente Automatisierung, indem Agenten eigenständig Aktionen ausführen oder Daten abrufen.

Siehe auch: Connections, MCP

Training

Prozess, bei dem ein Modell aus vielen Daten lernt. Die Modelle im KI-Workplace sind vollständig vortrainiert, es werden keine Kundendaten zum weiteren Training verwendet.

Siehe auch: Knowledge Cutoff

Transkription

Die automatische Umwandlung von gesprochener Sprache in Text. Der KI-Workplace kann Audio- und Videodateien transkribieren, in über 90 Sprachen. Typische Einsatzfelder sind Meeting-Aufzeichnungen, Interviews oder Podcasts, deren Inhalte so durchsuchbar und weiterverarbeitbar werden.

Die KI sucht live im Internet nach aktuellen Informationen. Kannst du im KI-Workplace über den Web search-Button im Chatfenster aktivieren. Die Websuche (über die Brave Search API) liefert Überschriften und Vorschautexte der besten Treffer aus den Suchergebnissen.

In der Suchanfrage können Details der Unterhaltung an den Suchdienst weitergeleitet werden, deshalb musst du als User die Websuche in jedem Fall aktivieren oder erlauben.

Wissensbasis

Deutsche Bezeichnung für die Knowledge Base. Im KI-Workplace heißt diese Funktion „Knowledge Base“; im Deutschen und in älteren Texten wird sie auch „Wissensbasis“ genannt. Gemeint ist dasselbe Konzept: das zentrale Wissensarchiv, in dem Dokumente in Collections abgelegt und für Agenten nutzbar gemacht werden.

Siehe: Knowledge Base

Knowledge Base

Das zentrale Wissensmanagement im KI-Workplace. Hier werden Dokumente hochgeladen, in Collections organisiert und mit Tags versehen, damit Agenten gezielt auf sie zugreifen können. Die Knowledge Base ist die Weiterentwicklung des früheren Knowledge-Konzepts, das pro Assistent gepflegt wurde. Jetzt können verschiedene Teams und Personen gemeinsame Wissenssammlungen anlegen und nutzen.

Siehe auch: Collections, Knowledge, RAG, Tag