⚠️ Administratorbereich: Abrechnung und Buchungen sind nur für Benutzer mit der Rolle Admin sichtbar und nur, wenn die Funktion für den Workplace freigeschaltet ist. Normale Nutzer:innen sehen weder Banner noch Buchungen-Seite.

Als Admin behältst du Kosten und Zahlungsstatus deines Workplace jederzeit im Blick, ohne dafür eine externe Abrechnungssoftware öffnen zu müssen. Alles dazu findest du unter Administration > Buchungen: den aktuellen Zahlungsstatus, eine tagesaktuelle Hochrechnung der Monatskosten und die hinterlegte Preisstaffel.

Die Abrechnung selbst wird zentral durch Adacor verwaltet. Der Workplace zeigt dir nur den Status an und unterstützt dich dabei, eine Zahlungsmethode zu hinterlegen. Welche globale Rolle wer hat, regelst du in der Benutzerverwaltung.

Die drei Phasen der Abrechnung

Welche Hinweise im Workplace erscheinen, hängt davon ab, in welcher Phase sich dein Workplace befindet:

Phase	Was Admins sehen	Was normale Nutzer:innen sehen
Testphase (noch keine Zahlungsmethode)	Trial-Banner in der oberen Werkzeugleiste, dazu beim ersten Login pro Session (pro Sitzung, bis du den Browser schließt oder dich abmeldest) ein Hinweis-Modal (Hinweisfenster)	Nichts. Der Workplace funktioniert ganz normal.
Zahlungsmethode hinterlegt	Banner und Modal verschwinden, unter Buchungen steht „Zahlungsmethode hinterlegt”	Nichts
Workplace gesperrt	Sperr-Seite mit Kontaktmöglichkeit und Button „Adacor kontaktieren”	Sperr-Seite mit dem Hinweis, sich an die Administration zu wenden

Die Testphase

Solange noch keine Zahlungsmethode hinterlegt ist, läuft dein Workplace in der Testphase. Für normale Nutzer:innen ändert sich nichts. Als Admin bekommst du zwei dezente Erinnerungen:

• Trial-Banner: In der oberen rechten Ecke, vor Glocke und Profil, zeigt ein kompaktes Banner die Restlaufzeit an. Ein Klick führt dich direkt zu Administration > Buchungen in den Bereich Zahlungsstatus.
• Hinweis-Modal: Beim ersten Login pro Browser-Session erscheint ein Modal mit Begrüßung, Restlaufzeit und den beiden Aktionen „Zahlungsmethode hinterlegen” und „Später hinterlegen”. Solange keine Zahlungsmethode hinterlegt ist, taucht das Modal nach jedem erneuten Login wieder auf.

Die Seite „Administration > Buchungen”

Die Buchungen-Seite gliedert sich in drei aufklappbare Bereiche, dazu kommt die Anzeige eures Transkriptions-Kontingents.

Zahlungsstatus

Hier siehst du auf einen Blick, ob eine Zahlungsmethode bei Stripe hinterlegt ist. Der Status lautet entweder „Zahlungsmethode hinterlegt” oder „Keine Zahlungsmethode hinterlegt”. Über Zahlungsdaten verwalten öffnest du das Stripe-Kundenportal, in dem du die Karte tauschen, die Rechnungsadresse anpassen und deine Belege einsehen kannst.

Voraussichtliche Abrechnung

Dieser Bereich rechnet aus der bisherigen Nutzung des laufenden Monats tagesaktuell hoch, welche Kosten voraussichtlich anfallen:

Bestandteil	Was hineinzählt
Lizenzen	Anzahl aktiver Nutzer:innen, abgerechnet nach der hinterlegten Preisstaffel
Extended Services	Zubuchbare Dienste, sofern für euren Workplace aktiviert
Volumen	Nutzungsabhängige Posten, etwa Audio-Transkription oder KI-Modell-Volumen
Summe	Bisher angefallene Kosten plus voraussichtlicher Wert zum Monatsende

📌 Hochrechnung, kein Endbetrag: Die angezeigten Zahlen sind eine Prognose auf Basis der bisherigen Nutzung. Der tatsächlich abgerechnete Betrag kann davon abweichen, je nachdem, wie sich die Nutzung über den restlichen Monat entwickelt.

Preisstaffel

Hier findest du die für euren Workplace hinterlegte Preisgruppe samt Gültigkeitsdatum und den abgestuften Preisen pro Lizenz und Monat. Ein Team-Rechner zeigt dir für eine beliebige Mitarbeiterzahl den Preis pro Tag, den durchschnittlichen Preis pro Nutzer:in und den Gesamtpreis pro Monat.

STT-Kontingent (Audio-Transkription)

Zeigt den aktuellen Monatsverbrauch und das Limit (Cap) für die STT (Speech-to-Text, also Audio-Transkription). Wie das Kontingent funktioniert und was darüber hinaus berechnet wird, steht im Transkriptions-Guide.

Zahlungsmethode über Stripe hinterlegen

Um aus der Testphase in den regulären Betrieb zu wechseln, hinterlegst du eine Zahlungsmethode. Der eigentliche Vorgang läuft vollständig bei Stripe, dem Zahlungsdienstleister:

1. Klick im Banner, im Hinweis-Modal oder im Bereich Zahlungsstatus auf Zahlungsmethode hinterlegen.
2. Es öffnet sich ein neuer Tab auf einer gesicherten Stripe-Seite. Hinterleg dort deine Zahlungsmethode (SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay oder Amazon Pay) und deine vollständige Rechnungsadresse. Die Adresse ist Pflicht, da sie auf Rechnungen und Belegen erscheint.
3. Stripe leitet dich anschließend zurück in den Workplace. Eine Bestätigungs-Seite und ein Erfolgs-Modal unter Buchungen quittieren den Vorgang.
4. Banner und Hinweis-Modal verschwinden automatisch.

📌 Deine Zahlungsdaten bleiben bei Stripe: Der KI-Workplace hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf deine Karten- oder Bankdaten. Diese liegen ausschließlich bei Stripe, ebenso die Rechnungsadresse. Auf Adacor-Seite wird nur ein Vermerk „Zahlungsmethode hinterlegt” sowie eine Referenz auf den Stripe-Kunden gespeichert. Die Rechnung erstellt Adacor zentral.

Wenn der Workplace gesperrt ist

Sperrt die Adacor-Abrechnung einen Workplace, etwa nach abgelaufener Testphase ohne hinterlegte Zahlungsmethode oder bei einem offenen Klärungsfall, erscheint statt der gewohnten Oberfläche eine Sperr-Seite. Was du dort tun kannst, hängt von deiner Rolle ab:

• Normale Nutzer:innen sehen den Hinweis „Workplace gesperrt” mit der Bitte, sich an die Administration zu wenden. Eine eigenständige Freischaltung ist nicht möglich.
• Admins sehen denselben Hinweis, zusätzlich den Button Adacor kontaktieren. Er öffnet das integrierte Kontaktformular, optional mit automatisch mitgeschicktem Screenshot. Falls der Formularversand technisch nicht möglich ist, blendet das Modal zusätzlich einen mailto-Link mit vorbefülltem Betreff und Inhalt ein, sodass die Kontaktaufnahme auch bei Backend-Problemen funktioniert.

Über Abmelden kannst du die Sperr-Seite verlassen. Die Sperre selbst hebt Adacor zentral auf, sobald die Ursache geklärt ist.

📌 Abrechnung über XPMS: Workplaces, die über das interne XPMS-System (internes Abrechnungssystem von Adacor) abgerechnet werden, sehen weder Banner noch Hinweis-Modal noch einen Stripe-Setup-Pfad. Unter Administration > Buchungen steht in diesem Fall „Abrechnung über XPMS”, die Kostenkontrolle läuft ausschließlich im XPMS.

💡 Wo stehen die konkreten Preise? Die abgestuften Preise pro Lizenz hängen an der Preisstaffel eures Workplace und werden direkt in der App angezeigt. Eine öffentliche Übersicht der Preislogik findest du außerdem unter Preise.