Tools sind die einzelnen Funktionen, die ein Agent verwenden kann, um Aufgaben zu erledigen. Während ein Agent der Spezialist ist (das Wer) und Skills die Workflows (das Wie), sind Tools das Womit: einzelne Bausteine wie „Im Web suchen“, „In der Knowledge Base suchen“, „eine Tabelle abfragen“ oder „ein Dokument exportieren“.

Der KI-Workplace bringt eine umfangreiche Sammlung von System-Tools mit. Zusätzlich sollen sich künftig eigene REST-API-Tools (REST-API = eine technische Schnittstelle, über die zwei Programme miteinander kommunizieren) anlegen lassen, um interne oder externe Systeme an Agenten anzubinden.

ℹ️ Hinweis: Das Anlegen eigener REST-API-Tools über die Oberfläche ist aktuell noch nicht verfügbar und wird nachgereicht. Die mitgelieferten System-Tools stehen voll zur Verfügung.

Die Tools-Verwaltung öffnen

Du erreichst die Tools über die Sidebar links unter Verwaltung > Tools.

Auf der Übersicht siehst du:

• Zwei Statistiken oben: System-Tools (vom Workplace bereitgestellt) und Verfügbar (insgesamt einsatzbereit).
• Eine Zeile pro Tool mit Name, Quelle (zum Beispiel local = im Workplace eingebaut, api = über eine eigene Schnittstelle angebunden, connection = aus einer externen Verbindung, delegation = von einem anderen Agenten bereitgestellt) und Beschreibung. Eigene REST-Tools wirst du später hier anlegen können. Aktuell gibt es dafür keine Schaltfläche, die Funktion wird in einer späteren Version nachgereicht.

Mit einem Klick auf ein Tool kannst du Details und Konfiguration einsehen.

Welche System-Tools es gibt

Der Workplace stellt eine Sammlung vorkonfigurierter Tools bereit, die Agenten direkt nutzen können. Auf der Tools-Übersicht sind sie nach Kategorie gruppiert. Die Spalte Typ sagt dir, woher ein Tool kommt: Lokal ist fest eingebaut, API spricht einen externen Dienst an, MCP läuft über einen angebundenen MCP-Server, connection kommt aus einer eingerichteten Verbindung, und Delegation reicht die Aufgabe an einen anderen Agenten weiter.

Allgemein (2)

Tool	Typ	Beschreibung
delegate_to_agent	Delegation	Teilaufgabe an einen spezialisierten Agenten delegieren
load_skill	Lokal	Die Arbeitsanweisungen eines Skills in den Kontext laden

Dateisystem (1)

Tool	Typ	Beschreibung
document_convert	Lokal	Konvertiert Dokumente (PDF, Word, Excel, PowerPoint) zu Markdown-Text

Docs (1)

Tool	Typ	Beschreibung
docs_search	Lokal	Durchsucht die offizielle KI-Workplace-Anwenderdokumentation (deutsche Fassung)

Dokumente & Ressourcen (4)

Tool	Typ	Beschreibung
export_document	Lokal	Erstellt ein herunterladbares Dokument (Excel, PDF, Word)
list_resources	Lokal	Listet die enthaltenen Ressourcen einer Container-Ressource auf
query_resource	Delegation	Lädt eine Ressource (Dokument, Bild, …) anhand ihrer Referenz
regenerate_resource_content	Lokal	Erzeugt den Textinhalt einer Ressource neu und speichert ihn

MCP-Postgres (1)

Tool	Typ	Beschreibung
mcp_postgres_query	MCP	Führt eine reine Lese-SQL-Abfrage über den angebundenen Postgres-MCP-Server aus

Microsoft SharePoint (5)

Diese Tools erscheinen, sobald die Verbindung zu SharePoint eingerichtet ist. Der Zugriff erfolgt mit deinen persönlichen Rechten.

Tool	Typ	Beschreibung
sharepoint_search	connection	Durchsucht SharePoint und OneDrive über den gesamten Tenant in einem Aufruf
sharepoint_list_sites	connection	Listet die SharePoint-Sites auf, auf die du Zugriff hast
sharepoint_list_documents	connection	Listet Dateien und Ordner einer Dokumentbibliothek auf
sharepoint_read_file	connection	Macht eine SharePoint- oder OneDrive-Datei lesbar
sharepoint_add_to_knowledge_base	connection	Übernimmt eine Datei direkt in eine Collection der Knowledge Base

Speicher (1)

Tool	Typ	Beschreibung
user_memory	Lokal	Informationen über den Benutzer speichern und abrufen (siehe Memory)

Suche (1)

Tool	Typ	Beschreibung
web_search	API	Websuche über Brave für aktuelle Informationen

Tabellen (5)

Tool	Typ	Beschreibung
table_list	Lokal	Alle verfügbaren Tabellen auflisten
table_query	Lokal	Datensätze aus einer Tabelle abfragen und filtern
table_add	Lokal	Neue Datensätze in eine Tabelle einfügen
table_update	Lokal	Bestehende Datensätze aktualisieren
table_delete	Lokal	Datensätze aus einer Tabelle löschen

Wissensbasis (3)

Tool	Typ	Beschreibung
kb_search	Lokal	Knowledge Base durchsuchen (Collections, Dokumente, Index)
kb_index	Lokal	Neues Dokument in die Knowledge Base indexieren
kb_manage	Lokal	Collections und Dokumente verwalten

💡 Deine Instanz kann abweichen: Welche Tools du siehst, hängt davon ab, welche Verbindungen eingerichtet und welche Dienste konfiguriert sind. Die Kopfzeile der Tools-Seite zeigt dir, wie viele System-Tools es gibt und wie viele davon einsatzbereit sind.

Status eines Tools

Jedes Tool zeigt auf seiner Karte einen Status:

Status	Bedeutung
Verfügbar	Das Tool ist einsatzbereit und kann von Agenten genutzt werden.
Nicht konfiguriert	Das Tool braucht eine Konfiguration (z.B. einen API-Key, eine Art Zugangsschlüssel/Passwort, mit dem sich der Workplace bei einem externen Dienst anmeldet), die noch nicht hinterlegt ist. Solange der Status besteht, kann das Tool nicht aufgerufen werden.

Die Konfiguration eines nicht konfigurierten Tools ist typischerweise Admin-Aufgabe und erfolgt direkt beim jeweiligen Tool.

Tool-Bestätigung bei externen Aufrufen

Aus Sicherheitsgründen müssen externe Tool-Aufrufe von dir bestätigt werden, bevor sie ausgeführt werden. Das betrifft:

• MCP-Tools (Model Context Protocol), siehe MCP-Guide.
• Connection-Tools (aktuell SharePoint, weitere folgen). Wie diese externen Dienste angebunden werden, steht im Verbindungen-Guide.
• Container-App-Tools (Tools aus installierten Apps).

Wenn ein Agent eines dieser Tools aufrufen möchte, erscheint im Chat unter dem Thinking-Block eine Karte mit drei Optionen:

Aktion	Verhalten
Ablehnen	Der Tool-Aufruf wird verworfen. Der Agent bekommt eine Fehlermeldung und kann darauf reagieren.
Einmal erlauben	Der Tool-Aufruf wird einmalig ausgeführt. Beim nächsten Aufruf desselben Tools wird wieder gefragt.
Für diesen Chat erlauben	Das Tool wird für die gesamte Dauer der aktuellen Konversation freigegeben, keine weiteren Rückfragen.

Tools, die du für den Chat freigegeben hast, stehen über dem Eingabefeld. Dort ziehst du eine Freigabe per Klick wieder zurück. Daneben siehst du die Sicherheitsstufe der Modelle, die im Chat gerade genutzt werden.

⚠️ Zeitliches Limit: Wenn du innerhalb von zwei Minuten keine Entscheidung triffst, wird das Tool nicht ausgeführt und im Verlauf als „Keine Rückmeldung“ vermerkt. Der Agent kann dann entscheiden, ob er einen anderen Weg wählt.

Warum gibt es diese Bestätigung?

Externe Tools können Daten an Dritte senden, Ressourcen verändern oder Kosten verursachen. Die Bestätigung gibt dir die volle Kontrolle darüber, welche externen Systeme ein Agent tatsächlich anspricht. System-Tools (Dateisystem, Knowledge Base, Tabellen) brauchen keine Bestätigung, da sie ausschließlich innerhalb der Plattform arbeiten.

Tools und Agenten

Tools werden immer von einem Agenten aufgerufen, sie passieren nicht von selbst. Im Agenten-Builder legst du im Tab Tools fest, welche Tools ein Agent nutzen darf. Wenn der Agent eine Aufgabe bekommt, die zu einem freigeschalteten Tool passt, ruft er es selbst auf.

Du gibst einem Agenten also nur die Tools, die er für seine Rolle wirklich braucht. Das hält Antworten fokussiert und nachvollziehbar. Mehr dazu im Agenten-Guide.

Tipps für den Einsatz von Tools

• Tools sparsam zuweisen. Gib einem Agenten nur die Tools, die er wirklich braucht. Zu viele Optionen erschweren die richtige Auswahl.
• „Für diesen Chat erlauben“ gezielt einsetzen. Wenn du in einer Sitzung viele externe Tool-Aufrufe machst (z.B. eine längere Recherche-Session), spart die Chat-weite Freigabe Klick-Aufwand. Aber gib sie nur an Tools, denen du in dieser Session wirklich vertraust.