Apps
Wie Apps im KI-Workplace zusätzliche Geschäftsprozesse als eigenständige Module bereitstellen und wie Admins sie aktivieren, sortieren und absichern.
Apps sind erweiterbare Module, die zusätzliche Funktionen in den KI-Workplace bringen. Jede App ist ein eigenständiges Feature-Paket mit eigener Benutzeroberfläche, das bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden kann.
Was sind Apps?
Apps erweitern die Grundfunktionalität des KI-Workplace um spezialisierte Anwendungsbereiche. Anders als Skills oder Tools, die innerhalb von Chat-Konversationen arbeiten, bieten Apps eigenständige Seiten und Workflows für bestimmte Geschäftsprozesse.
Verfügbare Apps
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung und Analyse von Verträgen:
- Dokument-Upload: Lade Vertragsdokumente (PDF, DOCX und weitere Formate) in die Plattform hoch.
- Automatische Extraktion: Die KI analysiert hochgeladene Verträge und extrahiert automatisch relevante Informationen wie Vertragspartner, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Konditionen.
- Vertragssuche: Durchsuch alle erfassten Verträge nach Stichworten, Partnern oder Konditionen.
- Übersicht: Behalt den Überblick über alle Verträge, deren Status und anstehende Fristen.
Projektmanagement
Das Projektmanagement unterstützt die Planung und Durchführung von Projekten:
- Projekt-Wizard: Ein geführter Assistent hilft bei der Erstellung neuer Projekte. Schritt für Schritt werden Projektname, Beschreibung, Ziele und Rahmenbedingungen erfasst.
- Aufgabenverfolgung: Erstell und verwalte Aufgaben innerhalb eines Projekts. Jede Aufgabe hat einen Status, eine Zuweisung und eine Fälligkeit.
- Zeitpläne: Visualisier den Projektverlauf und die geplanten Meilensteine.
- Zusammenarbeit: Mehrere Benutzer können an einem Projekt mitarbeiten. Die Zugriffssteuerung erfolgt über das rollenbasierte Berechtigungssystem (RBAC).
Weitere Apps folgen.
Apps aktivieren und deaktivieren
⚠️ Administratorbereich: Die Verwaltung von Apps ist nur für Benutzer mit der Rolle Admin sichtbar und zugänglich.
Die Verwaltung der Apps erfolgt in den Einstellungen:
- Öffne die Einstellungen.
- Navigier zum Bereich Apps.
- Aktivier oder deaktivier einzelne Apps über den Schalter.
| Aktion | Auswirkung |
|---|---|
| Aktivieren | Die App wird in der Navigation angezeigt und ist für berechtigte Benutzer zugänglich (siehe unten) |
| Deaktivieren | Die App wird aus der Navigation entfernt. Bestehende Daten bleiben erhalten |
Reihenfolge ändern
Die Reihenfolge der Apps in der Navigation kann per Drag-and-Drop oder über die Pfeil-Buttons (nach oben/unten) angepasst werden. Die gewählte Reihenfolge wird gespeichert und gilt für alle Benutzer.
📌 Datenerhaltung: Beim Deaktivieren einer App werden keine Daten gelöscht. Wenn die App später wieder aktiviert wird, sind alle bisherigen Daten weiterhin verfügbar.
App-Zugriff verwalten
Standardmäßig sind aktivierte Apps für alle Benutzer zugänglich. Über die Zugriffsverwaltung können Admins den Zugriff auf einzelne Apps einschränken:
- Öffne Einstellungen → Apps.
- Klapp die Details einer App auf.
- Wähl den Tab Zugriff.
- Füg Benutzer oder Gruppen hinzu und weis ihnen Rollen zu.
Zugriffsregeln
| Situation | Verhalten |
|---|---|
| Keine Berechtigungen konfiguriert | App ist für alle Benutzer zugänglich (damit bestehende Apps weiter wie gewohnt funktionieren) |
| Berechtigungen konfiguriert | Nur zugewiesene Benutzer/Gruppen sehen die App und deren Ressourcen |
⚠️ Kein impliziter Admin-Zugriff: Admins der Organisation haben nicht automatisch Zugriff auf eine App, sobald Berechtigungen konfiguriert sind. Auch Admins brauchen dann eine eigene App-Rolle (Nutzer, Bearbeiter oder Besitzer).
Was wird geschützt?
Wenn der Zugriff auf eine App eingeschränkt ist, gilt das für:
- Sichtbarkeit: Die App erscheint nicht in der Sidebar und App-Liste.
- Tools: Die Tools der App stehen im Chat nicht zur Verfügung.
- Skills: Die Skills der App können nicht aufgerufen werden.
- Agenten: Die Agenten der App sind nicht delegierbar.
- Frontend: Der direkte URL-Zugriff auf die App wird blockiert.
📌 Rollen: Die Zugriffsverwaltung für Apps verwendet die gleiche Rollenhierarchie (Nutzer, Bearbeiter, Besitzer) wie andere Ressourcen. Für die reine Nutzung einer App genügt die Nutzer-Rolle. Mehr dazu im Rollen- und Berechtigungen-Guide.
App-Konfiguration
Einige Apps bieten zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten in den Einstellungen. Diese erscheinen als eigene Tabs, wenn die jeweilige App aktiviert ist:
- Vertragsmanagement: Konfiguration des Extraktionsschemas, das bestimmt, welche Felder aus Verträgen automatisch erkannt und extrahiert werden.
- Projektmanagement: Konfiguration von Standardvorlagen und Projekteinstellungen.
Die Konfiguration ist nur für Admins zugänglich.
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