Willkommen im KI-Workplace. Dieser Guide hilft dir, dich in den ersten Tagen zurechtzufinden, die wichtigsten Konzepte zu verstehen und zu wissen, wo du für jedes Detail tiefer einsteigen kannst.

Du schaust lieber zu? Sieh dir den Video-Guide zum Einstieg an, dort führen wir dich durch die wichtigsten Schritte.

🔑 Zugang zum Workplace: Der KI-Workplace ist einladungsbasiert, eine Selbst-Registrierung gibt es nicht. Dein Administrator legt dein Konto an, danach bekommst du eine E-Mail, über die du dein Passwort setzt und dich zum ersten Mal anmeldest.

Dein erster Tag in fünf Minuten

Wenn du sofort loslegen willst, reicht das hier als Einstieg:

1. Öffne den Chat über das Hauptmenü links.
2. Schreib eine erste Frage, zum Beispiel „Was kann der KI-Workplace?“. Die KI antwortet.
3. Lade eine Datei in den Chat (Büroklammer-Symbol oder per Drag-and-Drop) und bitte um eine Zusammenfassung.
4. Probier einen Befehl aus, indem du / tippst. Du bekommst eine Liste an Aktionen, die direkt aus dem Chat starten.
5. Schau in die Knowledge Base und in die Agenten in der Sidebar links unter „Verwaltung“, um zu sehen, welche Werkzeuge euer Team schon angelegt hat.

Wenn du das durchgespielt hast, hast du die wichtigsten Konzepte angefasst und kannst dich von dort aus weiterklicken.

📋 Checkliste zum Abhaken

Hol dir die Checkliste „Schritt für Schritt entdecken“ als PDF ↓, zum Ausdrucken oder digitalen Abhaken, damit du beim Einstieg nichts vergisst.

Was kann der KI-Workplace für dich tun?

Der KI-Workplace ist dein persönlicher Arbeitsraum für alles rund um KI. Du kannst:

• Texte schreiben, überarbeiten oder zusammenfassen.
• Daten, Dokumente und PDFs analysieren.
• Inhalte strukturieren, von Bullet-Points bis zur fertigen Tabelle.
• Fragen beantworten und Ideen entwickeln.
• Wiederkehrende Prozesse mit Agenten unterstützen.
• Audio transkribieren, zum Beispiel Meeting-Aufzeichnungen oder Podcasts.

Kurz: Du arbeitest mit einer KI wie mit einer klugen Kollegin, nur dass sie nie müde wird.

Wie der Workplace funktioniert

Anders als bei klassischen KI-Tools redest du im KI-Workplace nicht mit einem einzelnen Modell. Im Hintergrund arbeitet ein Team aus Agenten zusammen: Ein Supervisor schaut sich deine Anfrage an und holt die passenden Spezialisten dazu, zum Beispiel den Deep Researcher für eine Web-Recherche, den Knowledge Assistenten für eine Frage zu einem internen Dokument oder den Schreib-Assistenten für einen längeren Text.

Dieses Auto-Routing läuft automatisch. Du musst nichts auswählen oder konfigurieren, und du musst dir auch keine Gedanken um das richtige Modell machen, das wird je nach Aufgabe automatisch im Hintergrund gewählt.

Wenn du tiefer einsteigen willst, lies den Agenten-Guide und den Modell-Guide.

Der Chat als Startpunkt

Im Chat schreibst du wie in einem Gespräch mit der KI: Frage stellen, Aufgabe formulieren, Antwort bekommen. Eingabe ins Textfeld, Enter oder Senden-Knopf, fertig.

Direkt unter dem Eingabefeld findest du vier Symbole für mehr Möglichkeiten: das Mikrofon zum Einsprechen, die Büroklammer zum Anhängen einer Datei, das Plus-Symbol für das Befehlsmenü und den Schalter „Automatisch mitscrollen”. Oben rechts im Chat-Fenster sind weitere Werkzeuge: Chat in einen Ordner verschieben, Chat per Link teilen, Chat als Datei exportieren oder im Materialien-Panel alle Dateien des Chats anzeigen lassen.

Mehr dazu im Chat-Guide.

Eine Datei mit in den Chat bringen

Klick auf die Büroklammer im Eingabefeld oder zieh die Datei direkt ins Chat-Fenster. Die KI liest sie aus und arbeitet damit. Typische Anwendungsfälle:

• Ein Vertrag wird auf bestimmte Klauseln geprüft.
• Ein Bericht wird in fünf Stichpunkten zusammengefasst.
• Eine CSV-Tabelle wird ausgewertet und nach Trends durchforstet.
• Eine MP3-Datei wird automatisch transkribiert.

Welche Formate genau funktionieren und welche Größenlimits gelten, steht im Chat-Guide.

Agenten als Spezialisten

Ein Agent ist ein KI-Spezialist mit klarer Rolle und ausgewählten Werkzeugen. Statt jedem Chat von Grund auf zu erklären, was er tun soll, baust oder nutzt du einen Agenten, der diese Rolle dauerhaft hat: zum Beispiel „CV-Prüfer“, „Vertrags-Reviewer“ oder „Onboarding-Helfer“.

Vorgefertigte Agenten bringt der Workplace schon mit. Eigene legst du unter Verwaltung > Agenten an, sobald du eine Aufgabe hast, die immer wieder gleich abläuft.

Mehr dazu im Agenten-Guide.

Eure Knowledge Base

Die Knowledge Base ist euer zentrales Wissensarchiv: Dokumente, die euer Team in Collections zusammenfasst. Bei passenden Fragen greifen Agenten automatisch darauf zu und beantworten mit Quellenangabe, auf Basis dessen, was bei euch wirklich gilt, nicht nur mit allgemeinem Wissen.

Du findest die Knowledge Base im Hauptmenü links. Mehr dazu im Knowledge-Base-Guide.

Suche über alle Quellen

Die Suche durchforstet alle eure Chats, Dokumente in der Knowledge Base und weitere angebundene Quellen aus einem zentralen Eingabefeld. Statt zu erraten, in welchem Chat eine Information stand oder in welcher Collection ein PDF liegt, gibst du einen Suchbegriff ein und bekommst Treffer aus allen Bereichen zurück.

Mehr dazu im Suche-Guide.

Memory: Was sich die KI über dich merkt

Das Memory ist die persönliche Erinnerung der KI an deine Präferenzen, deinen Arbeitskontext und wiederkehrende Hinweise. Du kannst es gezielt füttern („merk dir, dass ich Antworten immer als Bullet-Points haben möchte”), und die KI greift in späteren Chats automatisch darauf zu. Sichtbar und editierbar bleibt das Memory in deinen Einstellungen.

Mehr dazu im Memory-Guide.

Befehle als Schnellzugriff

Wenn du / ins Eingabefeld tippst oder unten auf das Plus-Symbol klickst, öffnet sich das Befehlsmenü. Damit startest du Aktionen direkt aus dem Chat:

• /agent wechselt den aktiven Agenten (oder aktiviert Auto-Routing).
• /skill startet einen Skill (vorgefertigten Workflow).
• /model wechselt das KI-Modell für diesen Chat.
• /table zeigt Tabellen an oder durchsucht sie.
• /new startet eine neue Konversation, /clear leert den aktuellen Chat.
• /help zeigt die Hilfe an.

Die vollständige Liste steht im Chat-Guide.

Erste Prompting-Tipps

Stell der KI eine klare Aufgabe, gib ihr Kontext und sag, wie das Ergebnis aussehen soll. Je präziser, desto besser:

• Statt: „Fasse dieses Dokument zusammen.“
• Lieber: „Fasse dieses Protokoll des Marketing-Meetings zusammen. Liste alle Ideen, Entscheidungen und To-Dos auf. Nutze prägnante Sprache und Bullet-Points, damit ich das Ergebnis an meine Vorgesetzte weitergeben kann.“

In den ersten Tagen lohnt es sich, einfach mit Prompts zu spielen. Die KI ist geduldig.

💡 Tipp

Wenn du nicht weißt, wie du einen Prompt formulieren sollst, kannst du im Befehlsmenü den vorgefertigten Agenten Systemprompt Experte auswählen. Er hilft dir, eine saubere Aufgabenstellung zu bauen.

Spracheingabe

Du musst nicht tippen. Klick im Eingabefeld auf das Mikrofon-Symbol und sprich deine Frage ein. Die KI transkribiert automatisch, schickt das Transkript ab und antwortet darauf wie auf eine getippte Nachricht. Mehr dazu im Chat-Guide.

Alternativ kannst du die Diktierfunktion deines Betriebssystems verwenden (Windows: Win+H, macOS: Diktat, Mobil: Mikrofon-Taste der Tastatur). Sicherheitshinweis: Bei OS-Diktat wird die Sprache außerhalb des Workplace verarbeitet. Bei sensiblen Inhalten lieber das Mikrofon direkt im Workplace nutzen.

Modelle als Stellschraube

Im Hintergrund läuft Auto-Routing. Wenn du gezielt ein bestimmtes Modell willst, tippst du /model und wählst aus. Mehr im Modell-Guide.

Wo finde ich Hilfe

Wenn du nicht weiterkommst:

• Andere Guides: Jeder Bereich hat einen eigenen detaillierten Guide. Die findest du in dieser Doku-Übersicht.
• Vorgefertigte Agenten: Über /agent kannst du zum Beispiel den KI-Workplace Support-Agenten ansprechen, der dir Fragen zur Plattform beantwortet.
• Kontaktbutton: Unten rechts auf der Plattform und in dieser Doku findest du einen Kontaktbutton. Darüber erreichst du jederzeit unser Team.
• Einführung erneut ansehen: Die Einführungs-Hinweise, die dich beim ersten Login begrüßen, kannst du jederzeit über die Glocke oben rechts erneut aufrufen. So findest du sie wieder, falls du sie weggeklickt hast.
• KI-Schulungen: Wenn du mehr über KI lernen willst, schau bei unserem kostenlosen Online-Kurs auf wissen.adacor.com vorbei. Und falls du dir Begleitung beim Einstieg in den Workplace wünschst, kannst du jederzeit eine Demo mit uns buchen.

Viel Erfolg in den ersten Tagen.